14
MAJ
2019

Dokumentacja pracownicza – praktyczne warsztaty| Warszawa|11 czerwca 2019 r.|

Czas  i miejsce szkolenia

  • 11 czerwca  2019 r., godziny: 10:30 – 16:30
  • Warszawa, ul. Chłodna 51, biurowiec Warsaw Trade Tower.
  • Zapisy na szkolenie trwają do 4 czerwca 2019 r.

Opis szkolenia

W związku z licznymi wątpliwościami praktycznymi związanymi z dokumentacją pracowniczą i nowymi zasadami jej przechowywania zapraszamy na warsztaty prowadzone przez 2 wykładowców poświęcone tej tematyce.

Pierwsza część będzie dotyczyła zasad przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem jej różnych rodzajów oraz praktycznych problemów z prowadzeniem dokumentacji w świetle oficjalnych stanowisk urzędowych. Druga natomiast bardziej techniczna będzie dotyczyła procesu elektronizacji dokumentacji i w trakcie niej zostaną przedstawione stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji oraz techniczne wskazówki, na co należy uważać przy takim procesie.

Szkolenie będzie w sposób praktyczny przygotowywało firmy do wdrożenia zmian związanych z dokumentacją pracowniczą, wprowadzonych od 1.1.2019 r.  

PROWADZĄCY: Łukasz Prasołek

Nowe okresy przechowywania różnej dokumentacji

  • Kiedy akta osobowe muszą być przechowywane 10, a kiedy 50 lat?
  • Jak przechowywać akta osobowe pracowników powracających do pracy u pracodawcy, kiedy osobno, a kiedy należy je połączyć?
  • Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji, gdy pracownik kilka razy wraca do pracy u tego samego pracodawcy?
  • Kiedy ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe będą przechowywane przez okres 10, a kiedy tylko 3 lat?
  • Czy są dokumenty, które będą przechowywane zawsze przez okres 3 lat, niezależnie od daty zatrudnienia?
  • Przez jaki czas powinny być przechowywane listy obecności?
  • Przez jaki okres pracodawcy powinni przechowywać dokumentację wypadkową i dotyczącą chorób zawodowych pracowników?
  • Jak długo przechowywać dokumentację zasiłkową?

Stanowiska oficjalne dotyczące dokumentacji, czyli jak urzędy podchodzą do zmian w przepisach

  • Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci mieszanej, czyli część dokumentów papierowych a część elektronicznych?
  • Co oznacza wymóg zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja pracownicza?
  • Którym pracownikom należy wydawać informacje do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji?
  • Czy informacja o przechowywania dokumentacji może zostać zrobiona przez odesłanie do przepisów?
  • Czy można upoważnić firmę zewnętrzną, np. biuro rachunkowe do podpisywania podpisem/pieczęcią elektroniczną dokumentów zeskanowanych do formatu PDF?
  • Jak prowadzić dodatkowe dokumentacje – czy numerować dokumenty i robić ich wykazy?
  • Jakie dokumenty przechowywać w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych?
  • Czy nową dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy należy prowadzić dla kierowców?
  • Czy można nie przechowywać papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, jeśli prowadzi się dokumentację czasu pracy elektronicznie?
  • Gdzie należy przechowywać dokumenty związane z czasem pracy pracowników niepełnosprawnych, np. zgodę lekarza medycyny pracy na nadgodziny?
  • Czy w nowej dokumentacji urlopowej powinny się znaleźć wnioski urlopowe złożone jeszcze w 2018 r., ale dotyczące udzielenia urlopu w 2019 r.?
  • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej prowadzonej przez pracodawcę?
  • Inne stanowiska, jakie pojawią się do czasu szkolenia

Zmiany w dokumentacji wymuszone wdrożeniem RODO

  • Czy od 4 maja każdy pracownik kadr i płac musi mieć upoważnienie do przetwarzania danych wrażliwych?
  • Czy w kwestionariuszach osobowych dla pracowników można żądać podania innych adresów niż adres zamieszkania?
  • Jakie dane kandydata do pracy mogą być wykorzystane przy sporządzaniu listu intencyjnego?
  • Czy od 4 maja trzeba zmienić wzór skierowań na badania lekarskie?
  • Czy w umowie o pracę na okres próbny może być wpisywany adres zamieszkania?
  • Od jakich pracowników można żądać oświadczeń o niekaralności?
  • Czy wystawiając świadectwo pracy uzupełniamy imiona rodziców?
  • Co jaki czas należy dokonywać przeglądu dokumentacji ZFŚS z punktu widzenia RODO?

PROWADZĄCY: Anna Jankowska

Elektronizacja dokumentacji zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Cyfryzacji

  • Jakie są zasady zmiany formy dokumentacji na elektroniczną?
  • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany formy dokumentacji?
  • Co to jest system teleinformatyczny?
  • Jakie zabezpieczenia ma posiadać system teleinformatyczny?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
  • Co to są metadane?
  • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
  • Jak prawidłowo numerować dokumenty elektroniczne?
  • Co to jest numer dokumentacji i czy musi być on taki sam, gdy pracownik powraca do pracodawcy?
  • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
  • W jakich formatach można przenosić dane pomiędzy systemami?

Wykładowcy:

Łukasz PrasołekPrawnik, ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 2 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do kodeksu pracy, ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Jest również stałym współpracownikiem Dziennika Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac. Od ponad 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac, a także ogólnopolskich konferencjach kadrowo-płacowych.

Anna Jankowska –  New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.

Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Forma szkolenia

Wykład, analiza przypadków, warsztaty

Cena

  • 450,00 zł  netto  (553,50 zł z VAT) w przypadku zgłoszenia 1 osoby
  • 800,00 zł netto (984,00 zł z VAT) w przypadku zgłoszenia 2 osób z jednego podmiotu
  • 1.050,00 zł netto (1.291,50 zł z VAT) w przypadku zgłoszenia 3 osób z jednego podmiotu

W cenę wliczono przerwy kawowe, lunch, oraz przygotowanie materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o ukończeniu szkolenia.