12
LIP
2019

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej|Warszawa|10 grudnia 2019 roku|

Czas  i miejsce szkolenia

  • 10 grudnia 2019 r., godziny: 10:00 – 16:00
  • Warszawa, ul. Chłodna 51, biurowiec Warsaw Trade Tower.
  • zapisy na szkolenie trwają do 3 grudnia 2019 r.

Cel szkolenia

Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i ich znaczenia dla procesów zachodzących w systemach teleinformatycznych.

Mając powyższe na uwadze proponujemy Państwu warsztaty z dokumentacji pracowniczej pod kątem jej elektronizacji, ukazując techniczne wymagania, zasady pracy w przypadku takiej postaci dokumentacji, a przede wszystkim skomplikowanie procesu zmiany formy dokumentacji i związane z tym obowiązki pracodawców.  

Szkolenie poprowadzi dwóch wykładowców – prawnik i ekspert od wdrożeń systemów teleinformatycznych, a więc pokażemy podejście do tematu od strony dwóch światów.

Adresaci szkolenia:

Specjaliści ds. płac, księgowi, szefowie działów płac i kadr.

Program szkolenia

Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

  • Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
  • Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
  • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
  • Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
  • W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
  • Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

  • Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
  • Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
  • Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
  • Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
  • Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
  • Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

E-akta osobowe

  • Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
  • Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
  • Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
  • Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
  • Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

  • Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenie?
  • Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
  • Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
  • Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
  • Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
  • Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
  • W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

  • Co to jest system teleinformatyczny?
  • Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
  • Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
  • Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
  • Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
  • Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

  • Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
  • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
  • Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
  • Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
  • W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
  • Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

Metadane i zasady ich wykorzystania

  • Co to są metadane i do czego służą?
  • Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
  • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
  • Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
  • Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
  • Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
  • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

Prowadzący

Anna Jankowska –  New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.

Forma szkolenia:

Szkolenie ma charakter warsztatowy

Cena szkolenia

  • 450,00 zł  netto  (553,50 zł z VAT) w przypadku zgłoszenia 1 osoby
  • 800,00 zł netto (984,00 zł z VAT) w przypadku zgłoszenia 2 osób z jednego podmiotu
  • 1.050,00 zł netto (1.291,50 zł z VAT) w przypadku zgłoszenia 3 osób z jednego podmiotu

W cenę wliczono przerwy kawowe, lunch, oraz przygotowanie materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o ukończeniu szkolenia.