Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i ich znaczenia dla procesów zachodzących w systemach teleinformatycznych. Mając to na uwadze proponujemy Państwu warsztaty z dokumentacji pracowniczej pod kątem jej elektronizacji, ukazując techniczne wymagania, zasady pracy w przypadku takiej postaci dokumentacji, a przede wszystkim skomplikowanie procesu zmiany formy dokumentacji i związane z tym obowiązki pracodawców.  

Szkolenie poprowadzi dwóch wykładowców – prawnik i ekspert od wdrożeń systemów teleinformatycznych, a więc pokażemy podejście do tematu od strony dwóch światów.

Kiedy?
18 stycznia 2022 r., godziny: 9:00 – 14:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

• Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
• Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
• Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
• Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
• W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
• Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

• Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
• Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
• Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
• Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

E-akta osobowe

• Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
• Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
• Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
• Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
• Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
• Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
• Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
• Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
• W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

• Co to jest system teleinformatyczny?
• Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
• Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
• Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
• Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
• W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
• Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

• Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
• Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
• Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
• W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
• Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
• Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

Metadane i zasady ich wykorzystania

• Co to są metadane i do czego służą?
• Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
• Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
• Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
• Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
• Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

WYKŁADOWCY:

Anna Jankowska –  New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.

Cena szkolenia

• 400,00 zł  netto  (492,00 zł z VAT) za udział w szkoleniu 1 osoby