Coraz częstsze korzystanie z możliwości pracy zdalnej przez pracowników, umacniające się trendy związane z ochroną środowiska, oraz paperless, czyli eliminacja tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów na rzecz ich cyfrowej wersji – to wszystko stawia działy kadr w firmach przed nowymi wyzwaniami. Niejednokrotnie kadry to ostatnie działy w firmach, gdzie funkcjonuje jeszcze papierowy obieg dokumentów, ale i tutaj wchodzą zmiany związane z elektronizacją dokumentacji pracowniczej. Elektronizacja to wyzwanie stawiane przed HR na najbliższe lata, dlatego zapraszamy na naszą drugą konferencję poświęconą tej tematyce.  Najlepsi specjaliści prawa pracy, IT oraz nowych technologii przybliżą ostatnie stanowiska resortów dotyczące elektronizacji dokumentacji które ukazały się w ciągu ostatnich kilku miesięcy.

Ponadto pracownicy działów HR muszą zwiększać swoją wiedzę także z zakresu IT i nowych technologii, gdyż elektronizacja dokumentacji pracowniczej wiąże się również z wieloma technicznymi wymaganiami – są to przede wszystkim kwestie metadanych i ich znaczenia dla procesów zachodzących w systemach teleinformatycznych. Coraz częściej spotykamy także dokumenty podpisane podpisem elektronicznym, a nie w sposób tradycyjny, co jest także nowym wyzwaniem.

Aby ułatwić Państwu kompleksowe zapoznanie się z tematem elektronizacji dokumentacji pracowniczej zapraszamy Państwa na drugą, 1-dniową konferencję:

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – nowe wyzwanie dla działów HR”

w dniu 16 listopada 2021 r.

Konferencja pozwoli Państwu na zapoznanie się z tematem dokumentacji pracowniczej w wielu obszarach oraz odpowie na pytania, jak interpretować wątpliwości wynikające z nowych regulacji prawnych oraz stanowisk urzędowych wydanych przez resorty pracy oraz cyfryzacji. Poruszymy zasady wynikające z prawa pracy i prawa cywilnego, kwestie IT oraz pomijane często w tych projektach zagadnienia związane z ochroną danych osobowych, a RODO także stawia pewne wymagania dla takich procesów.

Dla uczestników konferencji mamy w ofercie promocyjnej książkę, będącą między innymi omówieniem materiałów z pierwszej konferencji – Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy, IT i RODO, pod redakcją Łukasza Prasołka i Michała Tabora.

Program

9:10-9:15 Rejestracja i powitanie uczestników

Panel 1

Monika Frączek 9:15-10:15

„Ogólne zasady elektronizacji wynikające z Kodeksu pracy”

  • Zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej na elektroniczną
  • Obowiązki informacyjne wobec pracowników w procesie elektronizacji
  • Elektronizacja etapowa dotycząca różnych zbiorów dokumentacji
  • Zasady dołączania dokumentów papierowych do dokumentacji elektronicznej
  • Zasady przechowywania dokumentów podpisanych dwoma rodzajami podpisów

Panel 2

Łukasz Prasołek 10:30-11:30

„Elektronizacja w praktyce – wnioski z pierwszych wdrożeń”

  • Ilość zbiorów w dokumentacji elektronicznej – 5 czy 8?
  • Elektroniczna dokumentacja czasu pracy – problematyczne dokumenty papierowe
  • E-urlopy w aplikacjach sprzed 2019 roku – konieczność wprowadzenia zmian
  • E-teczka – dostęp pracownika i wydawanie kopii dokumentów
  • Powrót pracownika do pracy – kolejna czy nowa e-teczka?

Panel 3

Dariusz Szostek  11:40-12:40

„Podpisy elektroniczne w procesie elektronizacji”

  • Rodzaje podpisów elektronicznych wykorzystywanych w Polsce
  • Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – podobieństwa i różnice?
  • Dokument elektroniczny, utrzymanie mocy dowodowej
  • Postepowanie dowodowe a dokument elektroniczny
  • HR bez papieru

Przerwa 12:40-13:10

Panel 4

Anna Jankowska  13:10-14:10

„Metadane i inne wyzwania informatyczne w procesie elektronizacji”

  • Dozwolone formaty zapisywania danych
  • Metadane – rodzaje, cele i sposób zapisywania w systemie
  • Zasady archiwizacji wniosków wysłanych e-mailem
  • Zabezpieczenia systemów teleinformatycznych
  • Zasady przenoszenia dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego

Panel 5

Mirosław Gumularz 14:20-15:30

„RODO a wdrożenie elektronicznej dokumentacji”

  • Jak identyfikować ryzyka w zakresie ochrony danych w procesach HR?
  • Czy w przypadku elektronizacji dokumentacji wymagana jest ocena skutków?
  • Ryzyka związane z poszczególnymi operacjami:
    • Skanowanie dokumentacji na dużą skalę;
    • Potwierdzanie autentyczności (podpis elektroniczny);
    • Wydawanie oryginalnych akt pracownikom;
    • Udostępnienie kopii elektronicznych dokumentów pracownikom w trakcie zatrudnienia;
    • Przenoszenie kopii danych pomiędzy systemami;
    • Anonimizacja danych w systemie
  • Ryzyka związane z ujawnianiem danych: powierzenie danych i transfer danych pracowniczych poza EOG.

Opłaty i terminy

Zapisy na Konferencje trwają do dnia 10 listopada 2021 r.

Opiekun Konferencji:

Olga Kochanowska
t: 517 952 294
m: o.kochanowska@praktyczneszkolenia.com

Prelegenci

Monika Frączek

Prawnik, specjalistka prawa pracy, przepracowała ponad 16 lat jako główna specjalistka w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, w tym w Wydziale Legislacji i była uczestnikiem prac legislacyjnych (z udziałem partnerów społecznych i w parlamencie).

Jest absolwentką Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich prowadzonych przez Instytut Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego oraz Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych tego Uniwersytetu. Obecnie współpracuje z kancelariami prawniczymi i firmami szkoleniowymi.

Od początku kariery zawodowej specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Jest autorką i współautorką książek, autorką artykułów i poradników z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających (m.in. „Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach”, „Czas pracy od A do Z”, „Rozwiązywanie umów o pracę od A do Z”, „Urlopy pracownicze od A do Z” ).

Od wielu lat prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy, w szczególności z zakresu dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem zasad przetwarzania danych osobowych kandydatów i pracowników, zakresu czasu pracy, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uprawnień rodzicielskich oraz innych aktualnych zagadnień.

Łukasz Prasołek

Ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek oraz jest wspólnikiem w firmie szkoleniowej Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki sp.j.

Jest autorem wielu książek, w tym: „Dokumentacja czasu pracy” (C.H. BECK, 3 wydania) oraz „Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach” (C.H. BECK). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Jest również stałym współpracownikiem dziennika Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac oraz do firm transportowych.

Od 15 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac.

prof. n. dr hab. Dariusz Szostek

Specjalizuje się w prawie nowych technologii, w tym aspektach prawnych handlu elektronicznego i prawie konsumenckim. Jest ekspertem z zakresu identyfikacji elektronicznej oraz metod uwierzytelniania.

Uczestniczy w licznych konferencjach naukowych, pracach legislacyjnych nad regulacjami prawnymi dotyczącymi nowych technologii, prowadzi wykłady i szkolenia był członkiem zespołów eksperckich w Ministerstwie Sprawiedliwości,.

Radca prawny (wpis nr KT 3267 na listę radców prawnych OIRP w Katowicach), Partner Zarządzający, doktor habilitowany, profesor nadzwyczajny Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Opolskiego w Zakładzie Prawa i Postępowania Cywilnego. Członek Komisji Nauk Prawnych i Ekonomicznych oddziału Polskiej Akademii Nauk w Katowicach. Współpracownik Centrum Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego.

Anna Jankowska

New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Mirosław Gumularz

Radca prawny (GKK Gumularz Kozik), doktor nauk prawych. Jako doradca społeczny ds. ochrony danych osobowych w Ministerstwie Cyfryzacji brał udział w pracach nad wdrożeniem RODO/GDPR do polskiego porządku prawnego. Audytor wewnętrzny systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji wg normy ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem) a także normy ISO/IEC 27701:2019 (zarządzanie prywatnością). Autor lub współautor licznych publikacji z zakresu ochrony danych osobowych oraz nowych technologii, m.in. komentarza do ustawy o ochronie danych osobowych, publikacji – ochrona danych osobowych w sektorze publicznym a także komentarza do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Adiunkt w Wyższej Szkole Bankowej w Warszawie. Wykładowca na studiach podyplomowych z ochrony danych osobowych.