Od 7 kwietnia 2023 roku w związku z wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej  pracodawcy zobowiązani są do pokrycia kosztów poniesionych przez pracowników pracujących zdalnie na prąd i Internet. Pracodawca może też wypłacić ryczałt, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym wydatkom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wypłacony ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, co powoduje pewne obawy u pracodawców związane z zakwestionowaniem jego wysokości przez administrację skarbową. Niektóre firmy boją się, że zbyt wysoka kwota ryczałtu może być potraktowana przez organy skarbowe jako forma unikania opodatkowania.  Obawy potęguje stanowisko Ministerstwa Finansów, w którym resort podkreśla, że wysokość ustalonego ryczałtu może podlegać weryfikacji a także kontroli przez Krajową Administrację Skarbową.

Część wątpliwości mogą rozwiać interpretacje indywidualne, wydane przez Dyrektora KAS. W pierwszej  z nich, z 12 maja 2023 roku  (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN) organ potwierdził, że spółka nie musi opodatkowywać ryczałtu ani pobierać od niego składek ZUS. Interpretacja została wydana na wniosek spółki, która ustaliła ryczałt dla każdego pracownika, który wykonuje pracę zdalną co najmniej trzy dni w miesiącu kalendarzowym, a kwota ryczałtu została ustalona raz w roku, taka sama dla wszystkich, a weryfikacja pracy zdalnej następuje na podstawie danych z wewnętrznego systemu firmy do rejestracji pracy zdalnej. Zgodnie z wydaną interpretacją na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

W interpretacji z 22 maja 2023 roku (sygn. 0115-KDIT2.4011.170.2023.1.KC) KIS potwierdziła, że nie trzeba odprowadzać zaliczek na PIT od ryczałtu, gdyż nie jest to przychód ze stosunku pracy. W tym wypadku adresatem interpretacji była spółka, która ustaliła ryczałt w wysokości 3 złote za każdy dzień pracy zdalnej. W firmie nie była prowadzona codzienna ewidencja pracy zdalnej, lecz było to weryfikowane raz na miesiąc.

ZUS w ostatniej chwili przedłużył do 5 czerwca 2023 r. termin składania wniosku o zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne (RZS-R). Pierwotny termin składania wniosków został wydłużony na skutek dużej liczby próśb od przedsiębiorców prowadzących działalność.

Wniosek o zwrot nadpłaty należy złożyć elektronicznie na PUE ZUS, a Zakład ma czas do 3 sierpnia 2023 r. na przekazanie nadpłaty na rachunek bankowy zapisany na koncie płatnika składek. Jednocześnie ZUS przypomina, że przedsiębiorcy powinni zweryfikować, czy wpisany na wniosku numer rachunku, na który ma być przekazany zwrot, jest poprawny. Jeżeli numer rachunku jest nieprawidłowy należy go wprowadzić ręcznie.

Nowelizacja ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023r, poz. 852), opublikowana 5 maja 2023 r. w Dzienniku Ustaw, znosi automatyczne przedłużanie orzeczeń o niepełnosprawności, które było wprowadzone wraz z pandemią w ramach tzw. ustawy covidowej.

Zgodnie z art. 23 ww. ustawy orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o stopniu niepełnosprawności,  którego okres ważności:

• upłynąłby do dnia 31 grudnia 2020 r. – zachowuje ważność do dnia 31 grudnia 2023 r.
• upłynąłby w okresie od dnia 1 stycznia 2021 r. do dnia 31 grudnia 2021 r. – zachowuje ważność do dnia 31 marca 2024 r.,
• upłynąłby w okresie od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia poprzedzającego dzień wejścia w życie niniejszego przepisu – zachowuje ważność do dnia 30 września 2024 r.

Oznacza to, że orzeczenia ważne do 6 sierpnia 2023 r. wygasną dokładnie w tym dniu i nie będzie dłużej automatycznie przedłużane. Natomiast orzeczenie ważne dzień krócej, czyli do 5 sierpnia 2023 r. zachowuje ważność do 30 września 2024 r.

Ustawa o zmianie nazw uczelni służb państwowych nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, o zmianie ustawy o Policji, ustawy o Straży Granicznej, ustawy o Państwowej Straży Pożarnej oraz niektórych innych ustaw została podpisana 29 maja 2023 roku przez Prezydenta.

Wprowadza ona także zmiany w tzw. specustawie ukraińskiej. Zmiany dotyczą między innymi długości pobytu obywateli Ukrainy w Polsce. I tak pobyt w Polsce uregulowany specustawą zostaje przedłużony do 4 marca 2024 roku. Natomiast nawet do 31 sierpnia 2024 roku przedłużony będzie pobyt dzieci przedszkolnych, uczących się i innych osób, których pobyt związany jest z edukacją oraz ich rodziców lub opiekunów  – o ile osoby uczące się są niepełnoletnie.

Do 30 września 2024 r. przedłużony zostaje pobyt obywateli Ukrainy przystępujących do polskiego egzaminu maturalnego w terminie poprawkowym.

Przepisy ustawy związane z przedłużeniem pobytu mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

25 maja na stronach Rządowego Centrum Legislacji został zamieszczony projekt nowelizacji rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. W nowym projekcie rozporządzenia zmianie uległ §3 ust 4, z którego wynikało, że rozporządzenie nie ma zastosowania do systemów przenośnych. Zgodnie z projektowanymi zapisami pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić monitor albo podstawkę pod laptopa oraz klawiaturę i mysz, jeżeli praca przy laptopie świadczona jest przez co najmniej połowę czasu pracy.

Podstawka do laptopa ma umożliwić odpowiednie podniesienie monitora do góry, tak by znajdował się na wysokości oczu osoby na nim pracującej. Rozwiązanie takie ma na celu zapobieganie dolegliwościom określanym jako zespół widzenia komputerowego czyli np. zaczerwienienie, przemęczenie, bóle oczu, odczucie suchości, podrażnienia i pieczenia oraz objawy związane z jakością widzenia (rozmycie, podwójne widzenie), a spowodowane są zbyt małą odległością pomiędzy oczami osoby pracującej a komputerem.

Rozporządzenie daje pracodawcom 3 miesiące od dnia jego wejścia w życie na dostosowanie istniejących stanowisk pracy do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w załączniku do rozporządzenia.

Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

W czwartek, 25 maja na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawiła się kolejna wersja ustawy o sygnalistach, której zadaniem jest wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dla przypomnienia termin wdrożenia przepisów upłynął 17 grudnia 2021 r., w efekcie czego Komisja Europejska skierowała do Trybunału Sprawiedliwości sprawę między innymi przeciwko Polsce w związku z brakiem implementacji do prawa krajowego ww. dyrektywy.

W propozycji najnowszych zmian do projektu znalazły się między innymi:

• usunięcie spośród podmiotów uprawnionych do zgłaszania nieprawidłowości policjantów, żołnierzy zawodowych i innych funkcjonariuszy służb mundurowych;
• dodanie obowiązku odebrania od zgłaszającego oświadczenia złożonego pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania, iż informacja o naruszeniu prawa była prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia;
• uzależnienie wydania zaświadczenia przez organ dla sygnalisty zewnętrznego od uprawdopodobnienia wystarczająco wystąpienia zgłaszanego naruszenia;

Zmiany te według komentujących specjalistów mogą prowadzić do zmniejszenia liczby zgłoszeń zewnętrznych, do czego przede wszystkim przyczyni się zwiększone ryzyko odpowiedzialności karnej po stronie zgłaszających naruszenia, a także niepewność co do przyznania zaświadczenia o statusie sygnalisty.

Artykuł zaktualizowano 12 stycznia 2024. Zapraszamy do lektury: Nowy projekt ustawy o sygnalistach.

23 maja Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, mający na celu dostosowanie polskich przepisów do prawa unijnego w ramach Pakietu Mobilności. Przepisy mają dotyczyć przewoźników, którzy mają siedzibę w innym państwie (również spoza Unii Europejskiej) i kierują tymczasowo kierowcę do pracy w Polsce.

Projektowane przepisy regulują między innymi kwestie związane ze zgłoszeniem kierowcy w momencie delegowania przy użyciu specjalnego serwisu internetowego lub – w przypadku przewoźnika spoza UE – zgłoszenie kierowcy bezpośrednio do PIP i wyposażenie go w papierowe potwierdzenie delegowania.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z dnia 4 maja 2023 r. (C-487/21) orzekł, że zgodnie z art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze RODO prawo do uzyskania od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu oznacza, że należy przekazać osobie, której dane dotyczą, wierną kopię danych. Kopia ma być zrozumiała i obejmować wszystkie dane.

Trybunał podkreślił, że brak w przepisie definicji słowa “kopia” oznacza, że należy definiować je zgodnie ze zwyczajowym rozumieniem jako wierne powielenie oryginału lub jego wierną transkrypcję. Tak więc ogólny opis danych czy odesłanie do kategorii danych osobowych nie może być objęte powyższą definicją. Trybunał podkreślił też, że pojęcia „kopia” nie można odnosić do dokumentu jako takiego, ale do danych osobowych, które zawiera i które powinny być kompletne. Należy więc dostarczyć osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

Wyrok TSUE dotyczy austriackiej agencji doradztwa handlowego, która na wniosek swoich klientów dostarcza informacji na temat wypłacalności osób trzecich. Skarżący wystąpił do agencji z żądaniem przekazania – na podstawie art. 15 RODO – kopii informacji na temat swych danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Jako że agencja przekazała mu część informacji objętych wnioskiem w zbiorczej formie, nie przekazując dokumentów takich jak wiadomości poczty elektronicznej czy wyciągi z baz danych, skarżący złożył skargę do austriackiego organu ochrony danych, w której podniósł, że odpowiedź na jego wniosek była niepełna, a administrator powinien był przekazać mu kopię wszystkich dokumentów.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt Rozporządzenia wprowadzającego między innymi nowe kody identyfikacyjne pozwalające na właściwą identyfikację osób objętych ubezpieczeniem zdrowotnym. Konieczność zmian wynika między innymi z wprowadzenia do Kodeksu pracy urlopu opiekuńczego oraz zmian dotyczących zwiększenia wymiaru urlopu rodzicielskiego oraz zasad jego udzielania (wprowadzonych ustawą z dnia 9 marca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw).

Nowe kody to miedzy innymi:

•  w dziale Przerwa w opłacaniu składek
  • 131 – urlop opiekuńczy w rozumieniu art. 173[1] k.p.,
• w dziale Rodzaj świadczenia i przerwy
  • 337 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 roku o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin “Za życiem”,
  • 338 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, przysługującego w wymiarze do 9 tygodni na podstawie art. 1821a § 4 albo art. 183 § 5 k.p.,
  • 339 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 roku o  wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,
  • 340 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego przysługującego w wymiarze do 9 tygodni na podstawie art. 1821a § 4 albo art. 183 § 5 k.p.

Projekt znajduje się obecnie na etapie uzgodnień międzyresortowych, a przepisy mają wejść w życie 14 dni od dnia ogłoszenia.