Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji. Termin wydania dokumentacji nie może przekraczać 30 dni od dnia przekazania informacji o tej zmianie. Bardzo rygorystycznie do tego terminu podeszło MRPIT w stanowisku z 16 kwietnia 2021, wskazując, że jest to ustawowy termin, który nie podlega wydłużeniu, mimo w praktyce korzystne dla pracowników jest umożliwienie im odbierania dokumentacji pracowniczej przez dłuższy czas, np. trzy miesiące. Jednak pracodawca, który przekroczy okres 30 dni nie poniesie żadnej kary, gdyż za dłuższy termin odbioru dokumentacji nie grożą żadne sankcje.
W praktyce bardzo często wydawanie poprzedniej postaci dokumentacji jest podzielone przez pracodawcę na etapy, co również pozwala na ominięcie 30-dniowego terminu.
