Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 maja 2025 roku (sygn. III OSK 1018/22) przekazanie załodze informacji o zakończeniu współpracy z jednym z pracowników nie stanowi naruszenia przepisów prawa, a udostępnienie danych odchodzącego pracownika nie narusza przepisów RODO.
Orzeczenie sądu zakończyło kilkuletni spór dotyczący przekazywania przez pracodawcę danych osoby, która zrezygnowała z pracy w mailu do współpracowników. Przekazywana wiadomość zawierała imię i nazwisko osoby, oraz informację o jej odejściu z pracy. Odchodzący pracownik uznał, że postępowanie przełożonego miało postawić go w negatywnym świetle oraz że doszło do naruszenia art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Pracodawca tłumaczył wysłanie maila z informacją o odejściu do pracowników koniecznością dokonania zmian w grafiku pracy na kolejny miesiąc, co mieści się w obowiązkach pracodawcy, do których należy organizowanie i kierowanie pracą pracowników.
Zdaniem NSA, do którego ostatecznie trafiła sprawa, pracodawca wysyłając maila do załogi nie dopuścił się naruszenia przepisów RODO, gdyż u pracodawcy komunikowanie mailami było powszechnie przyjętym modelem, a zarządzający danymi osobowymi był uprawniony do przekazania spornej informacji. Ujawnienie informacji o imieniu, nazwisku i rezygnacji z pracy przez pracownika nie wiąże się dla niego z wysokim ryzykiem naruszenia jego praw i wolności, a więc nie narusza art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Natomiast rozstrzyganie o ewentualnym naruszeniu dóbr osobistych pracownika należy do kompetencji sądów powszechnych.
