Najtrudniejszym elementem organizacji pracy w systemie zadaniowym jest prawidłowe określenie zadań do wykonania i udokumentowanie tego faktu. W praktyce wielu pracodawców w ogóle nie przydziela zadań lub myli ten obowiązek z określeniem celów premiowych lub zakresu obowiązków na stanowisku pracy. Jak prawidłowo powinien wyglądać przydział zadań w zadaniowym systemie?
Jak powinny być ustalone zadania?
Z przepisu wynika, że pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p. Co to oznacza w praktyce?
Wprost odpowiedzi na to pytanie udzielił Sąd Apelacyjny w Gdańsku w swoim wyroku z dnia 14 lutego 2017 r. (III AUa 1262/16), stwierdzając, że zadania pracownika powinny być tak ustalone, aby pracownik, przy dołożeniu należytej staranności i sumienności (art. 100 § 1 k.p.), mógł je wykonać w ciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.). Nie powinno się więc przesadzać z ilością przydzielanych zadań.
Ustaleń powyższych dokonuje się w porozumieniu z pracownikiem, a więc nie jest to jednostronna czynność pracodawcy. Przy czym, zgodnie z wyrokiem SN z dnia 5 lutego 2008 r. (II PK 148/07) wymaganie “porozumienia” z pracownikiem nie oznacza w tym przypadku uzgodnienia, lecz konsultację. Zatem brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były rzeczywiście możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p.
W praktyce więc pracodawca powinien sporządzić propozycję tzw. przydziału zadań i skonsultować ją z pracownikiem. Na szczęście przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wymagań formalnych, a więc przydział zadań nie musi być dokumentem w formie pisemnej, a uzgodnienia mogą być poczynione także elektronicznie, w tym mailowo, czy za pośrednictwem innego komunikatora lub systemu informatycznego. Ważne jest jednak, aby w razie sporu o godziny nadliczbowe pracodawca był w stanie wykazać, jakie zadania miał wykonywać pracownik i że ich zakres został z nim co najmniej skonsultowany.
Na jaki okres czasu powinny być przydzielane zadania?
Ta kwestia nie została w ogóle określona w przepisie art. 140 k.p., a więc można stwierdzić, że w tym względzie pracodawca ma pewną swobodę. Podpowiedzi w tym zakresie udziela nam Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 13 października 2016 r. (III APa 7/16), wskazując, że zadania nie mogą być wyznaczane przez pracodawcę doraźnie, każdego dnia, lecz konieczne jest ich określenie w akcie (aktach) lub czynnościach kreujących treść stosunku pracy. W praktyce jednak przyjmuje się, że może to być również w odrębnych dokumentach.
UWAGA! Zadania w systemie zadaniowym nie mogą być przydzielane z dnia na dzień, czyli doraźnie, a powinny być opracowane na dłuższy okres, np. tydzień, miesiąc, czy kwartał. Okres czasu, na jaki przydzielane są zadania nie jest przy tym w żaden sposób powiązany z okresem rozliczeniowym czasu pracy obowiązującym pracownika.
Z założenia więc należy przyjąć, że osoba zatrudniona w systemie zadaniowym wykonuje pewne powtarzające się zadania, a więc trzeba wymierzyć czas potrzebny na ich wykonanie, gdyż należy także wyliczyć ich liczbę, aby określić ilość pracy, którą pracownik ma wykonać. Oczywiście mogą być również zadania pojedyncze, niepowtarzalne, które będą zlecane ad hoc, czyli w razie potrzeby.
Przydział zadań dla przedstawiciela handlowego:
Przykład:
- 20 spotkań z potencjalnymi Klientami w tygodniu,
- udział w dwóch targach branżowych w miesiącu,
- złożenie 3 ofert w nowych przetargach w kwartale,
- 50 maili podtrzymujących relacje handlowe z dotychczasowymi Klientami w okresie 2-tygodniowym.
W orzecznictwie podkreśla się, że możliwość ustanowienia zadaniowego czasu pracy istnieje wówczas, gdy czynności te mają charakter skonkretyzowany, zamknięty i powtarzający się.
Co nie może stanowić przydziału zadań w zadaniowym systemie?
Już w 2006 r. Sąd Najwyższy rozstrzygnął, że elementem zadaniowego czasu pracy jest wyznaczenie pracownikowi konkretnego zadania (zadań) do wykonania, a na ogół nie mają takiego charakteru obowiązki wynikające z zakresu czynności pracownika (por. wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 117/06). Powyższe wynika z dwóch powodów, po pierwsze zakresy obowiązków nie określają liczbowo tychże obowiązków, a wskazują tylko ich rodzaje, a po drugie mają najczęściej charakter otwarty, gdyż w ostatnim punkcie wskazują na obowiązek wykonywania innych poleceń przełożonych związanych z pracą. Nie spełniają więc wymagania skonkretyzowanego przydziału zadań.
W tym samym wyroku z 2006 r. Sąd Najwyższy stwierdził również, że zasadniczo nie jest dopuszczalne w ramach zadaniowego czasu pracy wskazanie osiągnięcia określonego rezultatu ekonomicznego jako podstawy wymiaru czasu pracy. Działanie takie stanowiłoby bowiem nieprawidłowo przerzucenie ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej z pracodawcy na pracownika, gdyż niespełnienie wyników ekonomicznym może mieć co najwyżej wpływ na prawo pracownika do premii, ale nie może mieć żadnego związku z rozliczeniem jego czasu pracy.
Przykład:
Przedstawiciel handlowy miał wyznaczony cel premiowy na poziomie sprzedaży towaru za 100.000 zł miesięcznie, aby nabyć prawo do premii, której wartość następnie rosła wraz ze sprzedażą towaru za każde kolejne 15.000 zł. Pracownik w sierpniu 2025 r. sprzedał towar jedynie za 75.000 zł, a więc wykonał ¾ założonego celu, co oznacza, że nie otrzyma on za ten miesiąc w ogóle premii. Powyższe jest jednak całkowicie bez znaczenia dla rozliczenia czasu pracy oraz prawa do ewentualnego wynagrodzenia za nadgodziny, gdyż tak mała sprzedaż nie oznacza, że pracownik nie wykonał wszystkich zaplanowanych zadań lub wręcz ich większej liczby, np. zastępując inne osoby korzystające w sierpniu z urlopu wypoczynkowego. Poza celami premiowymi pracownik powinien mieć niezależnie określone zadania do wykonania, do których będą należały spotkania z Klientami, czy udział w przetargach bez względu na ich efekt dla pracodawcy.
Sąd Najwyższy w kolejnym wyroku z dnia 17 września 2020 r. (II PK 246/18) przyjął, że pracodawca nie może także wprowadzić jako zadaniowego systemu czasu pracy czasu rozliczanego według kryterium efektywności i realizacji norm pracy, charakterystycznego dla akordowego systemu wynagradzania. Reasumując najlepiej, aby przydział zadań w zadaniowym systemie stanowił odrębny dokument i nie był ani elementem umowy o pracę, ani zakresu obowiązków, czy opisu stanowiska pracy. Nie powinien być on także powiązany z celami premiowymi czy też związany w jakikolwiek sposób z systemami mierzenia efektywności pracowników. Powinny w jego treści znaleźć się rodzaje zadań ich liczebność, aby miał on konkretny i weryfikowalny charakter i aby w razie sporu o nadgodziny możliwe było wykazanie, że takie zadania były możliwe do wykonania w standardowych normach czasu pracy.
