Kodeks pracy w niektórych przypadkach nie wyklucza złożenia za pośrednictwem poczty służbowej wniosku przez pracownika. Dotyczy to przypadków, gdy przepisy nie narzucają formy danego wniosku, a więc np. wniosków urlopowych czy o opiekę nad dzieckiem do lat 14. Do końca 2018 r. z wnioskami takimi nie trzeba było nic robić, ale już od 1.1.2019 r. powinny zostać one zarchiwizowane w systemie teleinformatycznym, zgodnie z nowymi wymogami prawnymi. I tutaj pojawia się wątpliwość co do postaci, w jakiej powinny zostać zapisane oraz tego, czy powinny zostać zabezpieczone podpisem elektronicznym przed umieszczeniem ich w systemie teleinformatycznym.
MRPiPS przyjęło, że taki mail nie musi zostać zapisanym w postaci pliku i nie musi zostać opatrzony podpisem elektronicznym, gdyż jest on dokumentem elektronicznym, a podpisy elektroniczne dotyczą tylko dokumentów skanowanych do formatu PDF.
Poniżej w ramce fragment stanowiska MRPiPS z 8.3.2019 r. dotyczący tego zagadnienia:
„… Wymóg opatrzenia dokumentu podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dotyczy sytuacji, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej dołączany jest dokument w postaci papierowej. Zgodnie bowiem z § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie), wydanego na podstawie art. 2981 k.p., w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowana pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Przepisy nie wprowadzają wymogu opatrywania podpisem elektronicznym dokumentu, w przypadku, gdy ma on postać elektroniczną i ma być dołączony do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej. Pracodawca jednak ma obowiązek zapewnić dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej integralność (§ 9 pkt 2 rozporządzenia), oraz wiarygodność (§ 12 ust. 1 rozporządzenia). Istotne zatem jest, aby dołączanie dokumentu elektronicznego (np. e-mail) do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, było odpowiednio zabezpieczone. W ocenie resortu, wiadomości e-mail zapisane jako odrębne pliki w określonym formacie można opatrywać podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeżeli jednak system teleinformatyczny funkcjonujący u pracodawcy posiada funkcje gwarantujące bezpieczne dołączenie dokumentu (zgodnie z warunkami określonymi w przepisach), np. e-mail do elektronicznie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, to nie ma wówczas potrzeby używania (dodatkowo) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej”.
