Stanowisko w sprawie okresu przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnianiem zleceniobiorców zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu, zleceniodawca powinien określać okres przechowywania dokumentacji zleceniobiorcy w oparciu o:
- czas trwania umowy,
- okres przedawnienia roszczeń,
- obowiązki wynikające z przepisów prawa.
Niestety Urząd Ochrony Danych Osobowych nie wskazał konkretnego okresu, przez który należy przechowywać dokumentację zleceniobiorców. Rozbieżności w terminach wynikają z faktu, iż różne akty prawne określają różne terminy przedawnienia roszczeń, i tak:
- okres przedawnienia roszczeń zgodnie z zgodnie z art. 751 k.c. wynosi najczęściej tyko dwa lata,
- okres przechowywania dokumentacji dotyczącej potwierdzenia liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, zgodnie z art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wynosi trzy lata,
- wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia może podlegać oskładkowaniu, a roszczenia z tytułu składek przedawniają się dopiero po upływie pięciu lat, od dnia w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 300).
W związku z powyższym, pomimo tego iż dokumentacja dotycząca umów zlecenia powinna być przechowywana co najmniej przez trzy lata, to najwłaściwszym terminem wydaje się pięć lat.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z przechowywaniem dokumentacji umów zlecenia zostało opublikowane w wydaniu Dziennik Gazeta Prawna (Dodatek Kadry i Płace) z dnia 30 maja 2019 r.
