W regulaminie pracy zdalnej nie musi być żadnych regulacji w zakresie czasu pracy, gdyż co do zasady nie różni się on od ogólnych zasad gdyż co do zasady nie różni się on od ogólnych zasad obowiązujących przy pracy stacjonarnej, ale warto te zagadnienia jednak uszczegółowić. Ponadto warto opisać zasady składania wniosków o pracę zdalną okazjonalną, czy też dotyczących innych absencji.
Czy opisywać pracę zdalną okazjonalną?
Zgodnie z uzasadnieniem projektu z pracy zdalnej okazjonalnej może skorzystać także pracownik, który wykonuje pracę zdalną częściową, a więc w regulaminie pracy zdalnej można dodać odpowiedni przepis ustalający zasady postępowania w tym zakresie.
Przepisy pozwalają, aby wniosek o pracę zdalną okazjonalną był składany w postaci papierowej lub elektronicznej, a więc również jest to potencjalne zagadnienie to uregulowania.
Czy regulować kwestie dotyczące czasu pracy?
Co do zasady w regulaminie pracy zdalnej powinien być ujęty tylko przepis określający sposób potwierdzania obecności w pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, a w pozostałym zakresie stosuje się zasady dotyczące czasu pracy wynikające z regulaminu pracy. Warto jednak o tym przypomnieć pracownikom, aby mieli świadomość, że nie mogą wykonywać pracy popołudniami czy w nocy, tylko zgodnie z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy. Jeśli więc w biurze pracują w stałym rozkładzie, w godzinach 8.00 – 16.00 to i zdalnie powinni pracować w takich godzinach. W sytuacji gdy mają ruchomy czas pracy i mogą zaczynać pracę w przedziale np. 7.00 – 10.00, to te zasady dotyczą również pracy zdalnej.
W regulaminie warto również podkreślić, że w trakcie pracy zdalnej przysługują przerwy w pracy wynikające jedynie z Kodeksu pracy i regulaminu pracy i pracownik nie ma prawa robienia dłuższych przerw w pracy.
Czy można wpisać przerwę na lunch tylko w dniach pracy zdalnej?
Część pracodawców rozważa wprowadzenie przerw na lunch niewliczanych do czasu pracy, które wynikają z art. 141 Kodeksu pracy w dniach pracy zdalnej, aby umożliwić pracownikom odebranie dzieci ze szkoły, przedszkola, czy przygotowanie obiadu. Niestety w takim przypadku trzeba będzie zmienić regulaminy pracy, gdyż przerwy te muszą wynikać z regulaminów pracy, w których jest zawarta całościowa regulacja dotycząca rozkładu czasu pracy. Wdrażając pracę zdalną nie można wpisać takiej przerwy w nowych porozumieniach/regulaminach pracy zdalnej.
Czy odnosić się do możliwości elektronicznego składania wniosków przez pracowników?
W przepisach dotyczących pracy zdalnej znajdzie się przepis, z którego będzie wynikało, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto o tym poinformować pracowników w regulaminie, gdyż ułatwi to obieg dokumentów u pracodawcy i nie będzie wymagało przynoszenia do kadr papierowych wniosków.
Biorąc pod uwagę ponowny autozapis do PPK, który będzie się odbywał wiosną 2023 r., czyli w trackie wdrażania pracy zdalnej, warto w regulaminie zaznaczyć, że powyższy wyjątek nie dotyczy PPK i składane przez pracowników rezygnacje muszą mieć postać pisemną. PPK nie jest bowiem częścią prawa pracy, a prawa ubezpieczeń społecznych, czy jeszcze szerzej zabezpieczenia społecznego.
Jakie inne postanowienia warto zawrzeć w regulaminie pracy zdalnej?
Warto ponadto rozważyć dodanie do regulaminu obowiązków pracownika wykonującego pracę zdalną np. związanych ze stawianiem się w biurze na wezwania przełożonego, także w trakcie dnia pracy, jeśli pojawi się taka potrzeba, czy też związanych z rejestrowaniem faktu wykonywania pracy zdalnej w systemach teleinformatycznych wykorzystywanych u pracodawcy.
Łukasz Prasołek
