W celu ustalenia czy istnieje konieczność zawarcia umowy powierzenia, należy przede wszystkim dokonać analizy okoliczności z uwzględnieniem zadań określonych podmiotów wynikających m.in. z przepisów prawa oraz zawartej pomiędzy nimi umowy. Trzeba brać pod uwagę, jak w szczegółach realizowane są obowiązki przeprowadzenia szkolenia w konkretnym przypadku i jak pracodawca i firma szkoleniowa uzgodniły swoje role oraz zadania w zakresie przetwarzania danych, a także na ile samodzielnie i w jakich celach podmioty te przetwarzają dane w celach związanych ze szkoleniem.
W § 5 pkt. 1-6 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy zostały określone obowiązki organizatora szkolenia, do których należy między innymi zapewnienie właściwego przebiegu szkolenia oraz prowadzenia dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń, co rodzi konieczność przetwarzania danych pracownika. Przetwarzanie następuje również w zakresie nawiązania współpracy z wykładowcami i instruktorami (§ 5 pkt. 3 i 6 ww. rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy). W tym zakresie można uznać, że organizator przetwarza dane jako administrator w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.
W przypadku szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników również należy dokonać analizy, kto podejmuje decyzje w zakresie kluczowych kwestii dla danego procesu przetwarzania. Na przykład, rola pracodawcy, który kieruje swoich pracowników na szkolenie, może ograniczać się tylko do rozdysponowania formularzy przygotowanych przez firmę, która oferuje szkolenie, a wszystkie kluczowe decyzje co do procesu przetwarzania danych należą do firmy szkoleniowej.
Pomocne w dokonywaniu oceny ról poszczególnych podmiotów mogą być Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych w sprawie pojęć administratora i podmiotu przetwarzającego na gruncie RODO (https://uodo.gov.pl/pl/138/1712).
