Dwie teczki akt osobowych pracownika a świadectwo pracy

MRPiPS konsekwentnie stoi na stanowisku, że zawarcie z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. kolejnej umowy o pracę już w 2019 r., nawet pomimo ciągłości zatrudnienia oznacza konieczność założenia nowych akt osobowych. Powyższy pogląd jest podyktowany brzmieniem przepisów przejściowych oraz innymi okresami przechowywania obydwu teczek osobowych. W przyszłości spowoduje to jednak sytuację, w której wystawione na koniec zatrudnienia świadectwo pracy znajdzie się w części C ostatniej teczki, a w pierwszych aktach nie będzie w ogóle świadectwa. A co ważne pierwsza teczka będzie przechowywana dłużej, gdyż 50 lat zgodnie ze starymi zasadami. W pewnym momencie dojdzie więc w praktyce do sytuacji zniszczenia drugiej teczki wraz ze świadectwem pracy i pozostanie już tylko starsza teczka, ale niezawierająca żadnego świadectwa pracy. Pojawiło się więc w praktyce pytanie, czy można zrobić kopię świadectwa pracy z drugich akt i przechowywać ją w części C pierwszych akt tego pracownika.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r. umieszczenie kopii świadectwa pracy z ostatniego stosunku pracy, także w dokumentacji przechowywanej dla pierwszego stosunku pracy spowoduje sytuację, w której akta osobowe pracownika będą zawierały świadectwo pracy obejmujące dłuższy okres zatrudnienia aniżeli okres zatrudnienia, którego dotyczy ta dokumentacja. Jednak mając na względzie obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie m.in. jej kompletności (art. 94 pkt 9b Kp), można przyjąć, iż taka praktyka najbardziej służy realizacji tej zasady.

Stanowisko to wydaje się jednak ryzykowne na gruncie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż w świadectwie pracy mogą być dane osobowe, do których przetwarzania pracodawca nie miał prawa w pierwszym zatrudnieniu. W praktyce więc pojawia się ryzyko naruszenia przepisów RODO.

Pozostałe w sekcji Aktualności

 

Dołącz do subskrybentów

Newsletter

Chcesz otrzymywać od nas newsletter z najnowszymi informacjami?
Obowiązek informacyjny dla formularza kontaktowego
  1. Administrator danych Administrator danych osobowych: Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Spółka jawna Adres: ul. Grzybowska 2/34 00-131 Warszawa
  2. Kontakt z Administratorem W kwestii związanej z ochroną danych osobowych możesz się skontaktować z Administratorem wysyłając wiadomość pod adres email: biuro@praktyczneszkolenia.com
  3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie wysłane poprzez formularz kontaktowy. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie. W przypadku gdy wyrazili Państwo dobrowolną zgodę na przesyłanie drogą elektroniczną informacji handlowych oraz ofert podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Nasze działania opieramy zgodnie z Ustawą z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Możecie Państwo w każdym momencie wycofać zgodę.
  4. Odbiorcy danych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być zewnętrzne podmioty powiązane z Administratorem, w tym w szczególności dostawcy odpowiedzialni za obsługę systemów informatycznych.
  5. Okres przechowywania Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane za pomocą formularza kontaktowego. W przypadku gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda będziemy przetwarzać dane osobowe do momentu jej wycofania.
  6. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – UODO Stawki 2, Warszawa.
  8. Dobrowolność danych Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
  9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

Dziękujemy za zgłoszenie!

Skontaktujemy się z Tobą, aby ustalić szczegóły.