Pierwszą decyzję, jaką będzie musiał podjąć każdy pracodawca, to odpowiedź na pytanie, czy wystarczający jest dla niego limit pracy zdalnej okazjonalnej, czyli zgodnie z projektem 24 dni w roku kalendarzowym, gdyż wtedy nie musi być dokonane żadne wdrożenie. Praca zdalna okazjonalna jest bowiem udzielana na wniosek pracownika w terminach przez niego wybranych. W podkomisji w Sejmie będzie jeszcze kontynuowana dyskusja o wymiarze pracy zdalnej okazjonalnej i „na stole” są jeszcze limity 30 lub 36 dni na rok. To, niestety, nadal niedużo. Jeśli więc chcemy, aby praca była wykonywana hybrydowo lub całkowicie zdalnie, dokonać trzeba wdrożenia pracy zdalnej. Warto jednak pamiętać, że projekt nowelizacji posługuje się terminami pracy zdalna całkowita i częściowa, a nie hybrydowa.
Czy pracodawca może najpierw zobowiązać pracowników do wykorzystania pracy zdalnej okazjonalnej, a dopiero potem korzystać z pracy zdalnej częściowej?
Nie, gdyż praca zdalna okazjonalna jest uprawnieniem pracowniczym i to pracownik decyduje o terminach jej wykorzystania. Jej limit jest na rok kalendarzowy na wszystkich pracodawców, powinien być więc ujmowany w treści świadectwa pracy. Pracodawca nie ma żadnego wpływu na to uprawnienie i jeśli chce np. zaoszczędzić na kosztach utrzymania biura to musi wdrożyć pracę zdalną.
Czy łatwiej będzie, jeśli firma dziś stosuje telepracę?
Wdrożenie pracy zdalnej w takich firmach nie będzie łatwiejsze, gdyż trzeba będzie przejść dokładnie ten sam proces wdrożenia. Plus dla takich firm to jedynie wydłużenie czasu na dokonanie zmiany telepracy na pracę zdalną, gdyż nie nastąpi to automatycznie. Z przepisu przejściowego wynika bowiem, że warunki telepracy mogą być stosowane jeszcze przez 6 miesięcy od wejścia w życie zmian w Kodeksie pracy. Będzie więc więcej czasu na opracowanie wszystkich wewnętrznych procedur, ale wypłacanie ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu pracy zdalnej można będzie zacząć później.
Czy w lepszej sytuacji będą osoby zatrudnione od początku przy pracy zdalnej?
Generalnie zasady wdrożenia będą takie same, więc wszystkie obowiązki związane z przygotowaniem dokumentacji będą zbliżone. Dla pracodawcy nie będzie więc to łatwiejsze, ale dla pracownika jest jedna bardzo duża różnica, gdyż tylko takie zatrudnienie będzie mu gwarantowało nieodwołalność pracy zdalnej przez pracodawcę. Inaczej wygląda sytuacja przy pracy zdalnej wdrażanej w trakcie zatrudnienia, gdyż wtedy pracodawca w każdym czasie będzie miał prawo złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Co oznacza, że nawet po 5-10 latach od wdrożenia pracy zdalnej pracodawca bez zmiany umowy będzie mógł jednostronnie – swoim poleceniem zobowiązać pracownika do pracy całkowicie stacjonarnej, co nastąpi po 30 dniach. Przepis ten był wzorowany na podobnym, dziś obowiązującym w ramach telepracy, ale w trakcie prac nad projektem usunięto jeden bardzo ważny szczegół, a mianowicie powiązanie tej możliwości z okresem 3 miesięcy od zatrudnienia w formie telepracy, czy dzisiaj pracy zdalnej. Przez tą zmianę ze swoistego „okresu próbnego” w nowej organizacji pracy zrobiono dziwny przepis, który będzie dawał pracodawcom na stałe możliwość cofnięcia pracy zdalnej i zobowiązania pracownika do pracy stacjonarnej.
Czy wdrożenie pracy zdalnej dla aktualnych pracowników wymaga dokonania zmian w umowach o pracę?
Niestety, w projekcie użyto niefortunnego zwrotu „uzgodnienie”, który powoduje szereg pytań. Należy jednak przyjąć, że tak, z tym, że taka zmiana może mieć postać elektroniczną, gdyż wyłączono wprost zastosowanie przepisu wymagającego dla zmian warunków umowy formy pisemnej. Wystarczy więc mailowe ustalenie, że od danego dnia będzie miała zastosowanie praca zdalna częściowa w wymiarze np. 2 dni w tygodniu i miejscem jej wykonywania będzie dom pracownika. Możliwe jest również podpisanie takiego uzgodnienia za pośrednictwem platformy podpisowej np. Autenti, czy DocuSign zwykłym podpisem elektronicznym, a nie podpisem kwalifikowanym. Proces wprowadzenia zmian w umowie jest więc znacząco odformalizowany.
Czy można wdrożyć pracę zdalną tylko indywidualnie bez wydawania ogólnego regulaminu jej dotyczącego?
Tak, ale w takich przypadkach w indywidualnych porozumieniach wprowadzających pracę zdalną trzeba określić zasady jej wykonywania i trzeba mieć na względzie zasady równego traktowania pracowników w zatrudnieniu. Takie porozumienia powinny uwzględniać wszystkie elementy obligatoryjne, które powinny znaleźć się w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.
Kiedy pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej pracownikowi?
W Kodeksie pracy pojawi się na stałe przepis, który jest odpowiednikiem dzisiaj stosowanej pracy zdalnej covidowej. A więc w przyszłości w przypadku wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, czy kolejnego stanu epidemii (zagrożenia epidemicznego) możliwe będzie wydanie poleceń pracy zdalnej bez konieczności jej wdrażania w organizacji. Nie będzie już w tym celu trzeba wydawać specjalnych ustaw. Takie uprawnienie pracodawców będzie bowiem wynikało z Kodeksu pracy.
W jakich innych sytuacjach będzie mogło zostać wydane polecenie pracy zdalnej?
W projekcie nowelizacji Kodeksu pracy jest przepis, zgodnie z którym wydanie polecenia pracy zdalnej będzie możliwe także w okresie, w którym nie jest czasowo możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu działania siły wyższej. Niestety, takie sytuacje mogą pojawić się tej zimy, gdy pracodawcy nie będą w stanie zapewnić odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy ze względu na koszty ogrzewania.
Łukasz Prasołek
