W § 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ) określono procedurę postępowania działu kadr w przypadku dołączania dokumentu papierowego do prowadzonej w sposób elektroniczny dokumentacji. W skrócie można ją opisać następująco – należy zeskanować dokument do formatu pdf, podpisać go certyfikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy i następnie dołączyć do systemu teleinformatycznego.
Niestety rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera analogicznego przepisu dotyczącego odwrotnej sytuacji, czyli dołączenia dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej. Istnieje więc luka prawna w tym zakresie. Zgodnie jednak ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z dnia 4 lutego 2019 r. dobrą praktyką byłoby stosowanie w takim przypadku zasady analogicznej jak przy zmianie formy dokumentacji opisanej w art. 948 § 3 k.p., a więc podpisanie wydruku dokumentu, co miałoby jednocześnie potwierdzać jego zgodność z oryginalnym dokumentem elektronicznym. Brak takiego podpisu nie może być jednak sankcjonowany przez Państwową Inspekcję Pracy ze względu na brak wyraźnej regulacji w ustawie czy w rozporządzeniu nakładającej taki obowiązek na pracodawców.
