Projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej w zasadzie wcale nie dotyczą kwestii związanych z czasem pracy z jednym wyjątkiem dotyczącym potwierdzania obecności przez takich pracowników na stanowisku pracy. Nawet w tej kwestii pozostawiono jednak wybór pracodawcom, gdyż jest to 1 z 8 obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wprowadzającego pracę zdalną.

Czy pracę zdalną będziemy ujmować w harmonogramach czasu pracy?

Praca zdalna jest formą wykonywania pracy i nie ma związku z rozkładem czasu pracy pracownika. Nie musi być więc ujmowana w harmonogramach czasu pracy, gdyż nie są planowane zmiany w przepisach dotyczących rozkładów i harmonogramów czasu pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych, aby ująć pracę zdalną w harmonogramach, jeśli jest taka potrzeba biznesowa, np. ze względu na ograniczenie powierzchni biurowej.

Czy można robić harmonogramy pracy zdalnej?

Można wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej i takie działanie wydaje się wygodniejsze w praktyce niż planowanie jej w harmonogramach czasu pracy. Należy bowiem pamiętać, że harmonogram musi być stworzony na miesiąc z góry i podany do wiadomości z 7-dniowym wyprzedzeniem. Harmonogramy pracy zdalnej mogłyby powstawać na 1-2 tygodnie, gdyż w krótszej perspektywie czasowej łatwiej pogodzić potrzeby pracodawcy i pracowników. Możliwe jest również całkiem elastyczne podejście i dołożenie w pulpicie pracowniczym wniosków o pracę zdalną częściową i przerzucenie decyzji w tym zakresie na pracownika i managera, którzy będą to uzgadniali w praktyce.

Jakie będą zasady potwierdzania obecności na pracy zdalnej?

Planowane przepisy nie określają sposobu potwierdzania obecności przez pracowników pracujących zdalnie, a wskazują jedynie, że powinno to zostać określone w regulaminach/porozumieniach dotyczących pracy zdalnej. Możliwe jest więc zastosowanie elektronicznej listy obecności, wysłanie maila do managera z informacją o rozpoczęciu pracy, czy też zalogowanie się do jakiegoś z systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w pracy.

Co ciekawe, ten sposób potwierdzania obecności będzie dotyczyły tylko dni pracy zdalnej i w tym zakresie nie będziemy stosować ogólnych reguł wynikających z regulaminu pracy. Możliwe jest więc, że będą w firmie dwie metody potwierdzania obecności, w zależności od miejsca wykonywania pracy, np. pracownik przychodząc do biura będzie odbijał się na czytniku czasu pracy, a pracując zdalnie będzie wysyłał maila do przełożonego.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników wykonujących pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnie nie wpływa na wygląd ewidencji czasu pracy, w której powinna być w każdym dniu roboczym wpisana liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Praca zdalna nie jest rodzajem absencji czy zwolnienia od pracy, a więc błędne byłoby ewidencjonowanie symbolu i wymiaru godzin, np. ZD 8 godzin. Taki sposób rejestracji dotyczy bowiem tylko nieobecności w pracy.

Czy praca zdalna powinna zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Praca zdalna całkowita i częściowa powinny być więc odznaczane w kartach ewidencji czasu pracy, gdyż mają wpływ na ustalenie innych świadczeń związanych z pracą. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej wydaje się, że nie ma bezwzględnie obowiązku ujęcia jej w ewidencji czasu pracy. Może to być jednak korzystne z punktu widzenia przejrzystości dokumentacji; w jednym dokumencie będziemy mieć wszystkie dane dotyczące pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek