Ustawodawca nie zdecydował się na precyzyjne określenie kwot, czy też szczegółowych zasad ustalania takiego ryczałtu, pozostawiając to stronom stosunku pracy. Jest to jednak jeden z ośmiu obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wdrażającego pracę zdalną.
Czy przy każdej pracy zdalnej musi być wypłacany ryczałt?
Nie, ryczałt jest obowiązkowy tylko w przypadku pracy zdalnej całkowitej i częściowej. Pracodawcy, u których załoga będzie korzystać tylko z pracy zdalnej okazjonalnej, udzielanej na wniosek w wymiarze 24 dni rocznie nie mają obowiązku wypłacania ryczałtu. W przypadku tego ostatniego rodzaju pracy zdalnej wypłacenie ryczałtu jest oczywiście możliwe, jeśli pracodawca o tym zdecyduje, gdyż będzie to działanie na korzyść pracowników.
Czy w przypadku telepracowników też trzeba będzie po wejściu w życie ustawy wypłacać ryczałt?
Tak, z tym że w ustawie jest specjalny przepis przejściowy dotyczący telepracy, który daje pracodawcom 6 miesięcy na przystosowanie warunków telepracy do pracy zdalnej. Pojęcie „warunki pracy” obejmuje także wypłatę ryczałtu, a więc tacy pracodawcy będą mieli aż pół roku do ustalenie zasad wypłacania ryczałtu i będą go musieli wypłacać dopiero po takim czasie.
Czy ustalić ryczałt miesięczny, dzienny czy godzinowy?
Ze względów praktycznych najprostszym wydaje się ustalenie ryczałtu dziennego lub godzinowego, zwłaszcza jeśli pracodawca dopuszcza pracę zdalną na część dnia lub zatrudnia dużo osób w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ryczałt miesięczny ma z kolei sens w przypadku pracy zdalnej całkowitej, która zastąpi telepracę, gdyż taki pracownik nie wykonuje w ogóle pracy w biurze.
Co brać pod uwagę przy ustalaniu kwoty ryczałtu?
Z projektu wynika, że powinny zostać uwzględnione normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Zatem ważne jest, czy pracodawca udostępni pracownikom przenośny internet, czy też będą oni korzystać z prywatnych łączy internetowych, oraz z jakiej ilości sprzętu będzie korzystał pracownik w trakcie pracy zdalnej: czy tylko z laptopa, czy też dodatkowego monitora, czy także z innych urządzeń, które są zasilane prądem. Należy pamiętać, że w okresie jesienno-zimowym również oświetlenie stanowiska pracy wpłynie na zużycie energii elektrycznej.
Ustalając kwotę ryczałtu należy więc zliczyć koszty internetu, ale tutaj wydaje się, że powinno to być ok. 1/3 rachunku, a nie 100%, gdyż z internetu w domu korzystają także inni domownicy oraz jest on wykorzystywany także po godzinach pracy oraz w weekendy. Można uśrednić koszt internetu u lokalnie występujących dostawców. W przypadku prądu należy z kolei ocenić, ile zużywają go urządzenia, z których będzie pracownik korzystał i oszacować koszt w oparciu o cenniki dostawców energii elektrycznej.
Czy ryczałt jest opodatkowany i oskładkowany?
W projekcie nowelizacji jest przewidziany przepis, z którego wprost wynika, że ryczałt podobnie jak inne koszty poniesione przez pracodawcę, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy zdalnej nie stanowią przychodu podatkowego. Zatem od ryczałtu nie będzie odprowadzało się zaliczek na PIT i konsekwentnie nie będzie on stanowił podstawy wymiaru składek ZUS. Powyższy przepis nie został wyłączony także w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, a więc gdyby pracodawca również w takich przypadkach wypłacał dobrowolnie ryczałt, to również to świadczenie nie stanowiłoby przychodu podatkowego. Teza taka została wprost wyrażona w uzasadnieniu nowelizacji.
Czy trzeba udokumentować sposób ustalenia ryczałtu?
Ustawa nie przewiduje takiego obowiązku, ale ze względu na brak przychodu podatkowego należy uważać, aby organy skarbowe nie przyjęły, że wypłacany ryczałt jest formą ukrytego wynagrodzenia za pracę. Zatem duże ryczałty powinny być udokumentowane na potrzeby ewentualnych przyszłych kontroli.
Czy ryczałt musi być pomniejszany o absencje?
Z projektowanych przepisów nie wynika to wprost, ale biorąc pod uwagę cel wypłaty ryczałtu wydaje się to niezbędne, aby uniknąć zarzutów, że wypłacane świadczenie nie jest bezpośrednio związane z pracą zdalną i powinno zostać opodatkowane i oskładkowane. Jeśli więc pracodawca wprowadzi ryczałt miesięczny, to powinien być on pomniejszany o absencje, gdyż wtedy pracownik nie korzysta z internetu, i nie zużywa prądu w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Łukasz Prasołek
