Jakie zagadnienia muszą być uregulowane w regulaminie pracy zdalnej?
Regulamin lub porozumienie dotyczące pracy zdalnej muszą zawierać przepisy dotyczące 8 zagadnień, z których aż 3 są powiązane z kontrolami pracownika. Poza tym muszą być uregulowane kwestie związane z rozliczaniem kosztów, komunikacją oraz na pograniczu z IT.
Czy regulamin pracy zdalnej dotyczy wszystkich pracowników?
Nie, jednym z pierwszych przepisów w regulaminie powinno być określenie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną. W przypadku pozostałych pracowników pozostanie ewentualnie ustawowe uprawnienie do skorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej, o ile rodzaj pracy na to będzie pozwalał.
Jakie koszty związane z pracą zdalną musi zwracać pracodawca?
Pracodawca powinien uregulować zasady pokrywania kosztów związanych z organizacją pracy zdalnej, a więc dotyczących instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto zobowiązany jest pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Możliwe jest oczywiście również pokrycie innych kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej np. ogrzewania mieszkania w sezonie grzewczym.
Ponadto pracodawca powinien ustalić zasady pokrywania kosztów używania własnych narzędzi czy sprzętu do pracy zdalnej, jeśli jest w organizacji przyzwolenie na korzystanie z własnego sprzętu.
Wszystkie koszty mogą być zryczałtowane, ale wtedy pracodawca powinien określić w regulaminie wysokość ryczałtu, zwracając uwagę na fakt, że jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Jak powinna być potwierdzana obecność w pracy, gdy ktoś ją wykonuje zdalnie?
Ustawodawca przyjął założenie, że zasady potwierdzania obecności wynikające z regulaminu pracy nie będą adekwatne w przypadku pracy zdalnej dlatego uregulował to odrębnie w przepisach o pracy zdalnej, a w zasadzie to regulację pozostawił pracodawcom. W regulaminie pracy zdalnej ma się bowiem znaleźć przepis określający sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. W tym zakresie mamy szereg możliwości od elektronicznej listy obecności, przez wysłanie maila do przełożonego, a kończąc na zalogowaniu się w jakimś systemie teleinformatycznym, lub elektroniczne kliknięcie w systemie „rozpocznij pracę” i na zakończenie dnia roboczego „zakończ pracę”.
Jak określić zasady porozumiewania się z pracownikiem zdalnym?
Ten punkt regulaminu jest szczególnie ważny ze względu na bieżącą pracę i kontakt osób pracujących w biurze z pracownikiem wykonującym zadania zdalnie. Można przewidzieć, że pracownik ma mieć status dostępny na używanym przez pracodawcę komunikatorze, czy zobowiązać pracownika do regularnego sprawdzania poczty elektronicznej, w tym przykładowo ostatni raz na 15 minut przed zakończeniem dnia pracy. Biorąc pod uwagę problemy z czasu Covid-19 warto uregulować zasady włączania kamerek na spotkaniach, np. na wewnętrznych nie ma obowiązku, ale na spotkaniach z Klientami już tak.
Według mnie w zasadach porozumiewania się warto również wpisać możliwość wezwania pracownika do stawienia się w biurze w określonych okolicznościach oraz przewidzieć stałe spotkania zespołu, odbywane np. raz w miesiącu w ustalonym terminie.
Czy kontrole dokonywane przez pracodawców muszą być dokumentowane?
W regulaminie pracy zdalnej powinny znaleźć się, aż trzy zagadnienia związane z wykonywaniem kontroli przez pracodawcę: kontrole wykonywania pracy, kontrole z zakresu BHP oraz kontrole z zakresu bezpieczeństwa informacji oraz RODO. Na szczęście we wszystkich przypadkach zasady dokonywania takich kontroli może ustalić samodzielnie pracodawca, a więc może również przyjąć brak obowiązku dokumentowania kontroli. W tych przepisach warto jednak wskazać osoby uprawnione do kontroli oraz opisać w ogólny sposób jej przebieg. Nie wykluczone są również kontrole odbywane jedynie on-line za pośrednictwem kamerek, w trakcie których pracownik pokaże swoje stanowisko pracy w czasie rzeczywistym.
Jakie zagadnienia do regulaminu uzgodnić z działem IT?
W tej sferze regulamin powinien opisywać zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Ważne są konkretne wskazówki, czy pracownik może sam dokonywać jakiś czynności, czy ma informować o tym dział IT, czy też wszystko się będzie odbywało w tle bez konieczności podjęcia jakichkolwiek działań przez pracownika. Ponadto ważnym rozwiązaniem byłby jakiś helpdesk, czy ustalenie zasad działania w razie awarii komputera, braku internetu itp.
Łukasz Prasołek
