Praca zdalna okazjonalna będzie odpowiednikiem dzisiejszego HO, czyli home-office, który jest traktowany jako rodzaj benefitu przysługującego pracownikom. Będzie uprawnieniem pracowniczym, które wynika z przepisów i nie trzeba go wdrażać w organizacji i będzie przysługiwała każdemu pracownikowi z mocy prawa.
Jak można złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Projektowane przepisy wskazują dwie postacie wniosku – papierową lub elektroniczną. Co ważne mówimy o postaci, a nie formie wniosku, tak więc nie musi to być forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Możliwe jest więc wysłanie wniosku w treści maila, czy złożenie go w pulpicie pracowniczym.
Jaki charakter ma wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek nie jest wiążący i powinien być traktowany analogicznie jak wniosek urlopowy, czy wniosek o wyjście prywatne, a więc wymaga akceptacji przełożonego, bez której pracownik będzie miał obowiązek stawienia się w biurze.
Czy z pracy zdalnej okazjonalnej może korzystać pracownik pracujący hybrydowo?
Tak, gdyż jest to uprawnienie ustawowe przysługujące każdemu pracownikowi. Osoby korzystające z pracy zdalnej częściowej mogą zatem zawnioskować w dniach, gdy powinny pracować stacjonarnie o pracę zdalną okazjonalną. Ustawodawca wprost opisał taką możliwość w uzasadnieniu projektu nowelizacji Kodeksu pracy.
Których przepisów nie stosuje się do pracy zdalnej okazjonalnej?
Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów dotyczących:
- zasad jej wdrożenia (przy zatrudnieniu, w trakcie zatrudnienia, polecenie),
- ujęcia jej w regulaminie/porozumieniu negocjowanym ze związkami zawodowymi,
- aktualizacji informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia,
- obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną,
- obowiązku odbywania szkoleń okresowych, który zostanie przywrócony w przypadku pracy zdalnej częściowej lub całkowitej dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.
Czy praca zdalna okazjonalna powinna być odnotowywana w ewidencji czasu pracy?
Praca zdalna okazjonalna jest limitowana w okresie roku kalendarzowego i wydaje się, że powinna być ujmowana w ewidencji czasu pracy, choć może to rodzić wątpliwości, gdyż nie ma ona wpływu ani na wynagrodzenie, ani na wypłatę innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Tak więc można bronić poglądu, że w przeciwieństwie do pracy zdalnej całkowitej lub częściowej, w przypadku których mamy obowiązek wypłaty ryczałtu/ekwiwalentu za prąd czy Internet, ta nie musi być wykazywana w ewidencji.
Czy można wypłacać ryczałt/ekwiwalent za prąd i Internet za dni pracy okazjonalnej?
Za dni pracy zdalnej okazjonalnej nie przysługuje z mocy prawa zwrot kosztów prądu, czy Internetu, ale oczywiście pracodawca może podjąć taką decyzję. Co ważne: wypłacany w takim przypadku ryczałt/ekwiwalent nie będzie opodatkowany, ani oskładkowany, co wynika wyraźnie z uzasadnienia projektu nowelizacji.
Czy praca zdalna okazjonalna powinna być ujęta w świadectwie pracy?
Tak, gdyż jest uprawnieniem przysługującym na dany rok kalendarzowy niezależnie od liczby pracodawców, a więc podobnie jak opieka nad dzieckiem do lat 14 powinna być ujęta w treści świadectwa pracy. Docelowo pewnie pojawi się odpowiednie pole w świadectwie pracy, ale nawet gdy go nie będzie to powinna być ujęta w punkcie 12:
12) wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Czy korzystając z pracy zdalnej okazjonalnej pracownik będzie mógł składać elektroniczne wnioski zamiast pisemnych?
Tak, gdyż przepis umożliwiający składanie elektronicznych wniosków z zakresu prawa pracy w przypadku, gdy prawo pracy wymaga formy pisemnej wniosku nie został wyłączony przy pracy zdalnej okazjonalnej. Zatem wnioski o odbiór nadgodzin, czy wyjście prywatne w dniu pracy zdalnej okazjonalnej mogą być złożone elektronicznie.
Czy będzie możliwe kontrolowanie pracownika w dniu wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej?
Tak, takie uprawnienie wynika wprost z przepisu i obejmuje ono 3 zakresy kontroli: wykonywania pracy, z zakresu bhp oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Co ważne zasady odbywania takich kontroli powinny zostać ustalone z pracownikiem, a więc nie zastosujemy tutaj zasad kontroli opisanych w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.
Łukasz Prasołek
