Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. z 2025 r., poz. 621). Zgodnie z jej przepisami, pracodawcy mają obowiązek przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy do ewidencji.
I tak zgodnie z art. 17 ust 1 pkt 2 ww. ustawy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przekazuje organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy.
Zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 2 przekazuje organowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
Terminy obowiązywania nowych obowiązków to:
- przekazanie organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy, określa się na 1 sierpnia 2025 r. dla przypadków, w których zezwolenie na pracę jest wydane przez wojewodę, i na1 lipca 2025 r. dla przypadków, w których zezwolenie na pracę sezonową jest wydane przez starostę,
- przekazanie organowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (staroście), kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy, określa się na dzień 1 lipca 2025 r.
Nowe przepisy nie przewidują innych sposobów przekazywania kopii umów niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, co wywołało wątpliwości, jak postępować w okresie przejściowym – tj. od 1 czerwca do momentu uruchomienia systemu.
Odpowiedzi na to pytanie udzieliło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 11 czerwca 2025 r. wyjaśniając, że (…) W okresie od 1 czerwca 2025 r. do wskazanych wyżej terminów, z uwagi na brak dostępnych rozwiązań technicznych, pracodawcy nie mają obowiązku przekazywania kopii umów i nie ponoszą z tego tytułu konsekwencji. Nie istnieje również obowiązek przekazywania zaległych dokumentów.”.
