Zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który wydał 24 marca 2023 r. interpretację indywidualną (0115-KDIT2.4011.66.2023.1.KC) wydatki na imprezę integracyjną, w której uczestniczą bliscy pracowników spełniają definicję firmowego kosztu podatkowego który można odliczyć od kosztów działalności firmy. Organizacja pikników i festynów dla pracowników i ich rodzin ma integrujący i motywujący charakter przez co tego typu działania mogą mieć przełożenie na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę. Z założenia udział osób towarzyszących w imprezie firmowej zwiększa swobodę atmosfery i tym samym zadowolenie pracowników, co może przekładać się na większą motywację do pracy oraz silniejszą integrację zespołu. Takie podejście pozwala na rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w firmowej imprezie również bliskich pracowników.
Coraz częstszą praktyką przy organizowaniu imprez firmowych jest zaproszenie do uczestnictwa – oprócz pracowników i członków ich rodzin – także osób współpracujących z firmą w ramach kontraktów B2B oraz kontrahentów. Tu należy pamiętać, że organy podatkowe kwestionują zasadność ujmowania w kosztach nakładów związanych ze współpracą B2B, jeżeli nie są one częścią wynagrodzenia wynikającego z umowy między stronami. Podobne zdanie ma Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 19 października 2022 r. (sygn. akt II FSK 572/22) uznał, że jeśli osoby współpracujące z przedsiębiorcą nie są jego pracownikami, to nakłady poniesione na imprezę integracyjną, w części odnoszącej się do tych osób, nie mogą zostać rozliczone w rachunku podatkowym, gdyż jest to wydatek na reprezentację, a nie integracja.
Podobna sytuacja dotyczy członków rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawicieli właścicieli. Przepisy stanowią, że wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej są wyłączone z kategorii kosztów podatkowych przez co firmy muszą określać jakie wydatki odjąć od całkowitych kosztów organizowanych pikników (art. 16 ust. pkt 38 i 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
