Zgodnie z art. 22[1] Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
przy czym żądanie podania trzech ostatnich informacji jest zasadne, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Natomiast dodatkowo każdy pracownik ma prawo wskazać pracodawcy osobę kontaktową, którą należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy. Mimo, że dane osoby kontaktowej nie są wprost wymienione w przepisach Kodeksu pracy, to pracownik może je dobrowolnie podać, a pracodawca w związku z tym może je przetwarzać. Dane osoby trzeciej do kontaktu są gromadzone tylko w bardzo ściśle określonym celu, jakim jest poinformowanie o ewentualnym wypadku, jakiemu uległ pracownik.
Powstaje natomiast pytanie, czy numer taki może być wykorzystany przez pracodawcę do kontaktu w sytuacji, gdy np. pracownik nie pojawia się w pracy bez wcześniejszego poinformowania o nieobecności, i nie udaje się nawiązać z nim kontaktu telefonicznego bądź mailowego. Czy w tej sytuacji pracodawca może wyjątkowo skorzystać z numeru telefonu, podanego jako kontaktowy w razie wypadku pracownika?
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 roku takie działanie nie jest możliwe. Jak wskazał resort “(…) Zgodnie z art. 22[1] § 3 pkt 3 k.p., pracodawca może żądać dodatkowych danych osobowych, jeśli są one niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych. § 4 pozwala na żądanie innych danych, gdy jest to konieczne do realizacji obowiązków prawnych. Ponadto RODO (art. 5 ust. 1) określa zasady przetwarzania danych: zgodność z prawem, celowość, minimalizację, prawidłowość, ograniczenie przechowywania oraz bezpieczeństwo. Pracodawca jako administrator musi przestrzegać tych zasad i wykazywać ich realizację. Podanie numeru telefonu bliskiej osoby dla celów powiadomienia o wypadku jest dopuszczalne w określonych celach i nie może być wykorzystywane inaczej. (…)”
Poinformowanie nieobecności jest obowiązkiem pracownika, a jego niedopełnienie może w konsekwencji skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym.
