Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto, które przypadnie w sobotę?
Na skutek wyroku TK z 2 października 2012 r. (K 27/11) w sytuacjach, gdy święto wypada w sobotę, która u większości pracodawców jest nadal dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracodawcy muszą wyznaczyć w zamian inny dzień wolny. W 2025 r. sytuacja taka ma miejsce dwukrotnie, gdyż święta 3 maja oraz 1 listopada przypadają w soboty.
Jak święta wpływają na czas pracy?
Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w okresie rozliczeniowym został ustalony w art. 130 k.p. i przyjęto w nim, że każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy. Zatem, gdy święto przypadnie w niedzielę jest neutralne w punktu widzenia czasu pracy, ale gdy święto przypadnie w sobotę, to obniża czas pracy o 8 godzin. Taka sytuacja oznacza bowiem w praktyce, że pracownik nie będzie miał w tym terminie dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, gdyż zostanie on „wyparty” przez święto. Zatem, aby w okresie rozliczeniowym obowiązującym pracownika zgadzała się liczba dni wolnych od pracy konieczne jest wyznaczenie wszystkim pracownikom dodatkowego dnia wolnego od pracy.
W jaki sposób oznaczyć oddany dzień wolny za święto w harmonogramie?
Wyznaczany dzień wolny może zostać oznaczony specjalnym symbolem wskazującym, że jest on zaplanowany za święto, które przypadło w sobotę, ale nie ma takiej konieczności, gdyż w praktyce jest to po prostu dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Błędem jest zatem oznaczanie takiego dnia w harmonogramach jako dnia wolnego za święto, np. DWŚ, gdyż pracownik w święto nie pracował i nie ma podstawy do udzielenia mu takiego dnia wolnego. Na skutek tego, że dzień świąteczny wypadł w sobotę, pracownik nie skorzystał w danym tygodniu z dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i to właśnie taki dzień powinien mu zostać oddany w innym terminie.
Czy wyznaczony dzień wolny musi być w tym samym miesiącu?
Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy dotyczy okresu rozliczeniowego, a więc wyznaczony dzień wolny nie musi być w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli u pracodawcy są stosowane dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy. Przykładowo, jeśli firma korzysta z 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami w roku kalendarzowym, to dzień wolny za święto 3 maja może zaplanować już w kwietniu, np. w Wielki Piątek, jak i dopiero w czerwcu, np. w piątek po Bożym Ciele. Gdyby pracodawca stosował 1-miesięczne okresy rozliczeniowe, to dzień wolny bezwzględnie musiałby przypadać w trakcie miesiąca, np. 2 maja wyznaczony jako dzień wolny za święto 3 maja oraz 10 listopada zaplanowany jako dzień wolny za święto 1 listopada.
Dni wolne nie muszą być także wyznaczane odgórnie, a możliwe jest pozostawienie pracownikom wyboru terminu dnia wolnego i złożenia indywidualnych wniosków w tym zakresie, które będą akceptowali managerowie. W takich przypadkach jednak osoby zarządzające powinny bezwzględnie dopilnować, aby każdy pracownik złożył wniosek, gdyż nie wykorzystanie dnia wolnego w okresie rozliczeniowym spowoduje przepracowanie zbyt dużej liczby godzin i będzie uznane przez PIP jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Działanie takie grozi zatem mandatem, a dodatkowo spowoduje ono duże koszty płacowe, gdyż nieoddanie dnia wolnego od pracy oznacza powstanie nadgodzin średniotygodniowych, które uprawniają pracownika do wynagrodzenia ze 100% dodatkiem za nadgodziny.
Co z osobami nowo przyjętymi do pracy?
Wyznaczanie dni wolnych w dłuższym odstępie czasowym od dnia świątecznego może spowodować problemy z rozliczeniem czasu pracy, gdy u pracodawcy pojawiają się nowi pracownicy lub ktoś z dotychczas zatrudnionych odchodzi z pracy.
Jeśli pracodawca wyznaczyłby dzień wolny w zamian za święto 3 maja 2025 r. w piątek po Bożym Ciele, czyli w dniu 20 czerwca, to osoby które rozpoczną pracę w takiej firmie od dnia 1 czerwca nie mają uprawnienia do skorzystania z takiego dnia wolnego od pracy, gdyż w okresie ich zatrudnienia nie przypada święto, które miało miejsce w sobotę. Dlatego takie osoby mogą pracować w dniu 20 czerwca albo skorzystać w tym dniu z urlopu wypoczynkowego lub innej absencji. Pracodawca nie musi im bowiem oddać dnia wolnego od pracy, a w praktyce skorzystanie z takiego dnia, który był wyznaczony dla całej firmy będzie oznaczało, że taka osoba będzie miała niedopracowany czas pracy o 8 godzin.
Odwrotnie wyglądała będzie sytuacja, gdy pracownik dołącza do organizacji od 1 maja 2025 r., a cała firma miała dzień wolny za święto 3 maja wyznaczony w piątek przed Wielkanocą. W takim przypadku nowy pracownik zatrudniony w maju powinien mieć odrębnie wyznaczony dzień wolny od pracy w innym terminie, gdyż w przeciwnym razie wypracuje nadgodziny średniotygodniowe, pracując o 8 godzin za dużo.
Czy można obniżyć wymiar czasu pracy godzinowo?
Pracodawcy muszą obligatoryjnie wyznaczyć cały dzień wolny, gdyż obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin oznaczałoby, że co prawda zgadzałaby się liczba wypracowanych godzin, a więc nie powstałyby nadgodziny średniotygodniowe, ale doszłoby do naruszenia zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracownik miałby bowiem za dużą liczbę dni roboczych w okresie rozliczeniowym, a suma zaplanowanych dni wolnych od pracy byłaby mniejsza niż suma świąt, niedziel oraz sobót przypadających w takim okresie. Dlatego konieczne jest dla ogółu zatrudnionych zaplanowanie dnia wolnego od pracy w zamian za święto przypadające w niedzielę.
Czy choroba pracownika w dniu, gdy miał wyznaczony dzień wolny za święto uprawnia do wyznaczenia kolejnego dnia wolnego?
Dzień wolny wyznaczony w zamian za święto, jakie przypadło w sobotę ma taki sam charakter prawny jak każda wolna sobota, a więc jest to dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i choroba w takim dniu nie wpływa na czas pracy pracownika. Zatem, gdy taka sytuacja będzie miała miejsce, to przyjmuje się, że dzień wolny został pracownikowi prawidłowo zapewniony i nie może on już domagać się udzielenia go w innym terminie. Można taki przypadek porównać do zwolnienia lekarskiego, które przypada od środy do wtorku i obejmuje weekend, a więc przypada ono także w sobotę i nikt pracownikowi nie oddaje wtedy w zamian innego dnia wolnego od pracy. Powyższe wynika z faktu, że choroba w dniu wolnym od pracy jest neutralna z punktu widzenia czasu pracy, a więc nie powoduje obniżenia wymiaru czasu pracy.
