Pracodawca planujący wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony ma zgodnie z art. 38 § 1 Kodeksu pracy zawiadomić o tym na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową. Obowiązek ustalenia, czy pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową ciąży na pracodawcy, bo to on występuje do organizacji związkowej o informację, czy pracownik korzysta z ochrony związkowej, co reguluje art. 30 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych. W tej sytuacji należy zwrócić szczególną uwagę, by zakres danych osobowych pracownika przekazywany organizacji związkowej był wystarczający do uzyskania informacji o przynależności do związku zawodowego, zgodnie z zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Dane dotyczące przynależności związkowej zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO są zaliczone do danych szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione, a dozwolone jedynie przy spełnieniu ściśle określonych warunków.
