W ostatnich dniach UODO zajął stanowisko w dwóch tematach związanych z pozyskiwaniem danych pracownika w procesie rekrutacji, oraz przechowywaniem danych pracownika w dokumentacji pracowniczej. Trzecie stanowisko dotyczy potwierdzenia legalnego pobytu pracownika w Polsce.

Pracodawca, jako administrator danych w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych. Podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze. Tak więc to ten obowiązek jest właściwą podstawą przetwarzania danych zgromadzonych w aktach osobowych pracowników, a nie zgoda pracownika. Z całością stanowiska można zapoznać się na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1600

Jeżeli chodzi o dane, jakie pracodawca może pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, to zgodnie z art. 221 § 1 kodeksu pracy, pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Należy zauważyć, że  do przetwarzania wyżej wymienionych danych nie jest potrzebna zgoda kandydata, co do tej pory było częstą praktyką. Wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach, na przykład na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas.

Pracodawca natomiast nie może żądać innych danych, które nie są konieczne do przeprowadzenia rekrutacji lub nie mają związku z zatrudnieniem pracownika. Zdarza się oczywiście, że osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż jest to wskazane w kodeksie pracy i wtedy są one przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody, która jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała.

Po zakończeniu rekrutacji dane nie powinny być dłużej przetwarzane. Gdyby okazało się, że mimo zakończonej rekrutacji dane nadal są przetwarzane, to osoba, której dane dotyczą może zażądać od administratora ich usunięcia.

Więcej informacji znajduje się pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/138/1599

Odnośnie zatrudniania cudzoziemców, to według stanowiska UODO pracodawca ma prawo żądać przedstawienia dokumentów uprawniających do przebywania na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Umożliwia to art. 221 § 4 Kodeksu pracy, który daje pracodawcy możliwość wymagania podania innych danych osobowych niż określone w art. 221 § 1 i 3 Kodeksu pracy. Z taką sytuacją spotykają się pracodawcy zatrudniający cudzoziemca.

Zgodnie z  art. 2 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom, pracodawca ma obowiązek żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski.

Całość na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1609