Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 13 marca 2020 stwierdziło, że nazwisko osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo nie jest daną niezbędną dla ważności zawartej umowy. MRPiPS wskazało zarazem, że nazwisko zastępowanego pracownika to dana osobowa, a więc wpisanie go do umowy o pracę musi być poprzedzone analizą przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W świetle poprzednio obowiązujących przepisów generalny inspektor ochrony danych osobowych zezwalał na taką praktykę – choć warunkowo. Przyjmował z jednej strony, że ustawodawca pozostawił pracodawcom swobodę kształtowania treści umowy o pracę, z drugiej jednak w takich przypadkach uznawał za konieczne wykazanie niezbędności takiego działania.
Tymczasem stanowisko Prezesa UODO z 10 września 2020 jest bardziej rygorystyczne, ponieważ wg UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679). W związku z tym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO.
