Wojewódzki Sąd Administracyjny potwierdził wyrokiem z dnia 21 lutego 2024 roku prawidłowość decyzji Prezesa UODO, który nakazał usunięcie danych osobowych byłego pracownika w postaci adresu e-mail, zawierającego pierwszą literę jego imienia oraz nazwisko.
Urząd rozpatrywał skargę byłego pracownika, który stwierdził, że były pracodawca bezpodstawnie wykorzystuje jego adres mailowy, natomiast spółka stała na stanowisku, że usunięcie rzeczonego adresu mailowego wiązałoby się dla niej z utratą wartościowych relacji handlowych. PUODO po rozpatrzeniu sprawy nakazał spółce usunięcie adresu poczty elektronicznej, wskazując jednocześnie, że przetwarzanie adresu byłego pracownika powinno zostać ograniczone wyłącznie do kierowania automatycznej odpowiedzi do nadawców wiadomości. By zachować ciągłość kontaktu z kontrahentami nie jest konieczne ciągłe używanie adresu mailowego byłego pracownika.
Spółka zaskarżyła decyzję Prezesa UODO do sądu, a ten orzekł, że pomimo, iż skrzynka mailowa pracownika zawiera korespondencję istotną z punktu widzenia kontaktów biznesowych spółki, to okoliczność ta nie uzasadnia nieustającego przetwarzania adresu w szerszym zakresie niż jest to niezbędne dla zachowania dotychczasowych kontaktów handlowych i konieczne jest usunięcie danych osobowych byłego pracownika. W sytuacji, gdy adresy mailowe w przedsiębiorstwie są imienne, to po zakończeniu stosunku pracy należy je usunąć na przykład przez zastąpienie ich innym oznaczeniem. Wykorzystywanie służbowego adresy mailowego byłego pracownika jest naruszeniem zasady minimalizacji danych oraz ograniczonego przechowywania.
