W związku z licznymi wątpliwościami pracodawców, w którym miejscu przechowywać w aktach dokumenty uzgadniające miejsce wykonywania pracy zdalnej czy np. wniosek pracownika o pracę zdalną, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej poinformowało, że “(…) przepisy nie określają, miejsca przechowywania wniosków pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Niemniej w opinii resortu dokumenty takie powinny być umieszczane i przechowywane w części B akt osobowych pracownika, którego wnioski te dotyczą, jako związane z przebiegiem jego zatrudnienia.”
Dla przypomnienia w części B zgodnie z paragrafem 3 Rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369) powinny się znaleźć:
- umowa o pracę,
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
- zakres czynności (zakres obowiązków),
- potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego,
- urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
- dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich,
- okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.
