Wniosek o pracę zdalną pracownika opiekującego się osobą niepełnosprawną a RODO

Czy rozpatrując wniosek pracownika o całkowitą pracę zdalną w związku z niepełnosprawnością osoby trzeciej, pracodawca może zażądać przekazania orzeczenia o niepełnosprawności osoby, nad którą pracownik sprawuje opiekę?

Zgodnie z opinią UODO przedstawioną w sierpniowym Biuletynie UODO (nr 7-8_07-08_2023) żądanie przekazania takiego zaświadczenia jest nieuzasadnione. W tej sytuacji wystarczające powinno być złożenie przez pracownika oświadczenia o sprawowaniu opieki nad osobą niepełnosprawną, i sporządzenie – po  jego ewentualnej weryfikacji – adnotacji i dołączenie jej do akt osobowych pracownika.

Zgodnie z art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo do żądania od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. dane osobowe dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – tu uprawnieniem byłaby praca zdalna. Jednak sposób udokumentowania okoliczności z wniosku pracownika o pracę zdalną, o której mowa w art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy nie został w przepisach wprost wskazany. Natomiast zgodnie z art. 22¹ § 5 KP, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.  Do realizacji tego przepisu niezbędne jest przestrzeganie zasady minimalizacji danych,
o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO.