Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał dwie nowe, korzystne dla pracodawców interpretacje dotyczące zwolnienia ze składek ZUS kart lunchowych, potwierdzając w nich, że nie ma konieczności by pracownicy kupujący za ich pomocą jedzenie zbierali wszystkie paragony czy wyciągi.
Dla przypomnienia: zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz.U z 2025 r., poz. 316) podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Dotychczas największym wyzwaniem było udowodnienie, że karty rzeczywiście są wykorzystywane wyłącznie na ten cel. ZUS w swoich poprzednich interpretacjach przyjmował rygorystyczne podejście – wymagał od pracodawców gromadzenia i weryfikowania paragonów lub wyciągów z transakcji pracowników. W praktyce skutecznie zniechęcało to firmy do wdrażania tego rodzaju benefitów dla pracowników.
Jednak w czerwcu 2025 r. pojawiły się dwie nowe interpretacje ZUS (nr DI/100000/43/543/2025 oraz DI/100000/43/444/2025), które łagodzą wcześniejsze podejście Zakładu. Zgodnie z nowymi interpretacjami, pracodawcy nie muszą już wymagać od pracowników przechowywania wszystkich paragonów czy wyciągów.
Aby skorzystać ze zwolnienia ze składek, wystarczające będzie wdrożenie systemów nadzoru nad prawidłowym wykorzystaniem kart. ZUS zaakceptował następujące rozwiązania stosowane przez firmy:
- zobowiązanie pracowników do przestrzegania regulaminu korzystania z kart lub bonów żywieniowych,
- zamieszczenie na kartach informacji, że są one przeznaczone wyłącznie do zakupu posiłków,
- przeprowadzanie audytów (np. w postaci badania „mystery shopper”),
- zapewnienie przez dystrybutora kart uproszczonej historii transakcji dla każdej karty, udostępnianej na wniosek pracodawcy.
