Kolejne etapy elektronizacji dokumentacji, coraz powszechniejsza praca zdalna i kontakty pracownicze za pomocą komunikatorów internetowych powodują nieuchronne odchodzenie od przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a co za tym idzie od tradycyjnego podpisywania dokumentów. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej to bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu jego informatycznego aspektu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i zasad tworzenia dokumentacji elektronicznej.
W trakcie szkolenia omówione zostaną również przepisy deregulacyjne, które wprowadzają możliwość składania kolejnych wniosków i formularzy w postaci elektronicznej.
Kiedy?
22 czerwca 2026 r., godziny: 10:00 – 15:00
Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online
Program
DEREGULACJA PRZEPISÓW – WPŁYW NA postać dokumentów
- Czy potwierdzenie odbycia szkolenia BHP może mieć postać elektroniczną?
- Jakie wnioski pracowników po zmianie w przepisach w 2026 roku mogą być składane w postaci elektronicznej?
- Na czym polega uproszczenie składania wniosków dla celów zasiłkowych?
- Czy orzeczenia lekarskie mogą być przekazywane w postaci elektronicznej?
Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną
- Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
- Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
- Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
- Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
- W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
- Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
- Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?
Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji
- Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
- Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
- Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
- Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
- Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
- Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?
E-akta osobowe
- Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
- Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
- Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
- Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
- Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?
Elektroniczna dokumentacja czasu pracy
- Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
- Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
- Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
- Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
- Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
- Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
- Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
- Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
- W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?
Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację
- Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
- Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
- Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
- Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
- Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
- Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
- Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
- Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?
Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej
- Co to jest system teleinformatyczny?
- Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
- Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
- Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
- Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
- W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
- Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?
Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi
- Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
- Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
- Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
- W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
- Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
- W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
- Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?
Metadane i zasady ich wykorzystania
- Co to są metadane i do czego służą?
- Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
- Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
- Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
- Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
- Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
- Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
