Dokumentacja pracownicza od podstaw

Kiedy?
26 maja 2021 r., godziny: 10:00 – 15:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

Jakie dokumenty tworzą dokumentację pracowniczą?

Czy dokumentacja pracownicza koniecznie musi być gromadzona w papierowych segregatorach i w zamykanych na klucz szafach, czy jest też inna możliwość i od czego to zależy?

Skąd wiemy jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach dokumentacji pracowniczej?

Jak się prowadzi akta osobowe pracownika?

• czy koniecznie trzeba je układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
• czy akta muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
• czy dokumenty gromadzone w aktach osobowych to muszą być oryginały?

Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych? W szczególności:

• czy można przechowywać CV w części A akt osobowych?
• czy w części A akt osobowych trzyma się kopie dyplomów i świadectwo pracy? od czego to zależy?
• na jakich zasadach gromadzi się w części A akt osobowych dokumenty związane z badaniami wstępnymi?
• które z dokumentów gromadzonych w części A akt osobowych muszą być pisemne?

Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych? W szczególności:

• jakie dane pracownika mogą być podane w kwestionariuszu osobowym i jak taki kwestionariusz powinien być skonstruowany?
• czy trzeba tworzyć i trzymać w części B akt osobowych dodatkowy dokument dotyczący danych osobowych osoby zawiadamianej w razie ewentualnego wypadku pracownika?
• czy w części B akt trzyma się kopie świadectw pracy i dyplomów ukończenia szkół przez pracownika? jeśli tak, to w jakim przypadku?
• jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z postanowieniami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej? czy te dokumenty muszą być sporządzone w formie pisemnej?
• jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z wykładnią? (przede wszystkim Ministerstwa Pracy i Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
• jakich dokumentów nie trzyma się w części B akt osobowych?

Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych?

• czy wymienione w rozporządzeniu sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty to wszystkie wymagane, czy trzeba lub można gromadzić jeszcze inne dokumenty?
• czy wszystkie dokumenty gromadzone w tej części akt osobowych muszą być pisemne?
• czy do każdego świadectwa pracy musi być sporządzana dodatkowa informacja dotycząca dokumentacji pracowniczej?
• ile może być dokumentów dotyczących świadectwa pracy w części C akt osobowych?

Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?

• ile ich może być i jak powinny być układane?
• ile czasu dokumenty muszą być trzymane w tej części akt osobowych i jak się je poprawnie usuwa?

Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej i z wykładnią?

• jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?
• jakie dokumenty gromadzi się w związku z korzystaniem z urlopów wypoczynkowych? czy można trzymać z nimi jeszcze jakieś inne dokumenty?
• jakie dokumenty można trzymać w dokumentacji pracowniczej razem z listą plac?
• które z wymienionych dokumentów muszą mieć formę pisemną?

Jakich dokumentów w ogóle nie należy przechowywać (a tylko pozyskiwać do wglądu i oddawać), a jakich nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej (tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów)?

W jakich warunkach należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

• jakie warunki należy zapewnić dokumentacji papierowej, a jakie elektronicznej?
• czy można oddać dokumentację na przechowywanie innemu podmiotowi? jakie pracodawca ma wtedy obowiązki?

Ile czasu przechowuje się dokumentację pracowniczą?

• od czego zależy to, że jedni pracownicy mają dokumentację przechowywaną krócej, a inni dłużej?
• czy możliwe jest, żeby jeden pracownik miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z dwoma różnymi okresami przechowywania?

Na jakich zasadach należy sporządzać kopię dokumentacji pracowniczej?

• jakie są procedury sporządzania kopii dokumentacji pracowniczej i czy są różnice w zależności od postaci tej dokumentacji?
• ile czasu jest na sporządzenie kopii?
• ile kopii dokumentacji pracowniczej może dostać pracownik i czy kopię wydaje się za darmo, czy za opłatą?
• czy tylko pracownik może uzyskać kopię dokumentacji pracowniczej?

Jak należy postąpić z dokumentacją pracowniczą po zakończeniu okresu jej przechowywania?

• czy każdy pracownik może domagać się oddania mu jego dokumentacji pracowniczej? od czego to zależy?

Co może sprawdzać PIP? Kto i na jakich zasadach odpowiada za błędne gromadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

WYKŁADOWCA:

Monika Frączek – prawnik, specjalista prawa pracy, przepracowała ponad 16 lat jako główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, w tym była uczestnikiem prac legislacyjnych (z udziałem partnerów społecznych i w parlamencie). Jest absolwentką Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego oraz Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych tego Uniwersytetu. Obecnie współpracuje z kancelariami prawniczymi i firmami szkoleniowymi. Od początku kariery zawodowej specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Jest autorką i współautorką artykułów i poradników (w tym książkowych) z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Od wielu lat prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy.

Cena:

– 350 PLN netto (430,50 PLN brutto) za udział w szkoleniu 1 osoby