Elektronizacja dokumentacji pracowniczej.

Kolejne etapy elektronizacji dokumentacji, coraz powszechniejsza praca zdalna i kontakty pracownicze za pomocą komunikatorów internetowych powodują nieuchronne odchodzenie od przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a co za tym idzie od tradycyjnego podpisywania dokumentów. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej to bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu jego informatycznego aspektu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i zasad tworzenia dokumentacji elektronicznej.

 

Kiedy?
20 marca 2025 r., godziny: 09:00 – 14:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

• Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
• Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
• Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
• Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
• W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
• Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

• Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
• Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
• Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
• Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

E-akta osobowe

• Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
• Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
• Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
• Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
• Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
• Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
• Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
• Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
• W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację

• Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
• Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
• Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
• Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
• Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
• Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
• Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
• Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?

Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

• Co to jest system teleinformatyczny?
• Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
• Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
• Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
• Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
• W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
• Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

• Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
• Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
• Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
• W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
• Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
• Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

Metadane i zasady ich wykorzystania

• Co to są metadane i do czego służą?
• Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
• Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
• Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
• Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
• Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

WYKŁADOWCY:

Anna Jankowska – wspiera i realizuje projekty elektronizacji i automatyzacji w HR, przy jednoczesnej dużej uwadze na zgodność wdrażanych rozwiązań z przepisami i wyjściu naprzeciw potrzeb biznesowych organizacji. Współautorka książek „Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy, IT i RODO”; „Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach. 250 praktycznych wyjaśnień ekspertów”.

Posiada 15-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT, związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Dostarczała rozwiązania dla działów HR. Przeprowadziła kilkadziesiąt projektów związanych z wdrożeniami oprogramowania oraz zarządzeniem zmianami organizacyjnymi.
Prowadzi projekty z zakresu doboru systemów oraz audytów systemów do elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Była współzałożycielką IntraSoft24 gdzie prze 8 lat współtworzyła program do planowania i rozliczania czasu pracy PlanQ. Pracowała przez 7 lat w IntraworQ, firmie dostarczającej system do zarządzania czasem pracy oraz elektronizacji dokumentacji pracowniczej, gdzie na przestrzeni lat odpowiadała za rozwój produktów. Jest absolwentką WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Współzałożyciel specjalistycznego wydawnictwa internetowego HR-Ebook poświęconego problematyce prawa pracy, podatków oraz ubezpieczeń społecznych i RODO.Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 2 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Jest również stałym współpracownikiem dzienników Rzeczpospolita i Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac oraz do firm transportowych.Od 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac.

480 PLN netto (590,40 PLN brutto) za udział w szkoleniu dla 1 osoby