Kolejne etapy elektronizacji dokumentacji, coraz powszechniejsza praca zdalna i kontakty pracownicze za pomocą komunikatorów internetowych powodują nieuchronne odchodzenie od przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a co za tym idzie od tradycyjnego podpisywania dokumentów. Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i zasad tworzenia dokumentacji elektronicznej. Wypowiedzenie umowy o prace podpisane podpisem elektronicznym i wręczone za pomocą aplikacji Teams, aneks do umowy wysyłany mailem z podpisem elektronicznym czy wreszcie świadectwo pracy z takowym podpisem nie należą już do rzadkości. By uniknąć błędów i prawidłowo stosować nowe technologie przygotowaliśmy razem z naszym partnerem, firmą https://obserwatorium.biz/ dwudniowe szkolenie online obejmujące swoim zakresem kwestie związane z elektronizacją dokumentacji pracowniczej oraz ze stosowaniem podpisów elektronicznych.

Kiedy?
17-18 listopada 2022 r., godziny: 10:00 – 15:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

DZIEŃ 1

Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

• Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
• Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
• Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
• Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
• W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
• Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

• Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
• Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
• Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
• Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

E-akta osobowe

• Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
• Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
• Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
• Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
• Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
• Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
• Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
• Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
• W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację

• Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
• Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
• Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
• Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
• Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
• Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
• Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
• Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?

Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

• Co to jest system teleinformatyczny?
• Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
• Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
• Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
• Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
• W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
• Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

• Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
• Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
• Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
• W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
• Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
• Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

Metadane i zasady ich wykorzystania

• Co to są metadane i do czego służą?
• Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
• Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
• Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
• Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
• Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

DZIEŃ 2

Wprowadzenie do podpisów i pieczęci elektronicznych

• Rozporządzenie eIDAS
• Definicja usług zaufania 
• Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna
• Identyfikacja elektroniczna

Kwalifikowany podpis i pieczęć elektroniczna

• Prawne uznanie kwalifikowanych podpisów
• Zastosowanie kwalifikowanych podpisów
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
• Rozpoznawanie kwalifikowanego podpisu i kwalifikowanej pieczęci

Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w praktyce

• Przegląd rozwiązań do składania podpisu elektronicznego
• Weryfikowanie podpisów
• Zabezpieczenie wartości dowodowej podpisów

Praktyczne aspekty rozwiązania do przenoszenia dokumentacji pracowniczej 

• Skanowanie i cyfryzacja
• Walidowanie i drukowanie

Inne podpisy elektroniczne

• Stosowanie formy dokumentowej i zwykłych podpisów elektronicznych
• Stosowanie podpisów osobistego i zaufanego w dokumentach kadrowych

WYKŁADOWCY:

Anna Jankowska –  New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.

Michał Tabor – Uczestnik procesów legislacyjnych eIDAS, doradca w procesie wdrażania ustawy o usługach zaufania. Ekspert Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji w zakresie Podpisów elektronicznych, Ekspert Związku Banków Polskich w zakresie uwierzytelniania i podpisów elektronicznych, Rzeczoznawca Polskiego Towarzystwa Informatycznego w zakresie podpisów elektronicznych. W 2016-2017 roku ekspert opracowujący Krajowy Schemat Identyfikacji elektronicznej. Ekspert i członek komitetu normalizacyjnego ETSI – definiującego normy dla podpisu elektronicznego. Edytor norm ETSI w zakresie pieczęci elektronicznych i kwalifikowanych certyfikatów w bankowości. Ekspert ENISA w zakresie zdalnego potwierdzania tożsamości.

Autor wielu artykułów z zakresu podpisów elektronicznych, identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Doradca Poczty Polskiej, UKE i Ministra ds. informatyzacji w zakresie wdrażania usług zaufania doręczeń elektronicznych. Doświadczony wykładowca w zakresie usług zaufania i identyfikacji elektronicznej. Posiadacz certyfikatu CISSP.

UWAGA! Jest możliwość zapisania się tylko na jeden, wybrany dzień szkolenia.

850 PLN netto (1045,50 PLN brutto) za udział w dwudniowym szkoleniu dla 1 osoby

450 PLN netto (553,50 PLN brutto) za udział w szkoleniu jednodniowym dla 1 osoby