
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Stosowanie podpisów elektronicznych w praktyce funkcjonowania działu HR
17 listopada | 10:00 – 18 listopada | 15:00
Kolejne etapy elektronizacji dokumentacji, coraz powszechniejsza praca zdalna i kontakty pracownicze za pomocą komunikatorów internetowych powodują nieuchronne odchodzenie od przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a co za tym idzie od tradycyjnego podpisywania dokumentów. Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i zasad tworzenia dokumentacji elektronicznej. Wypowiedzenie umowy o prace podpisane podpisem elektronicznym i wręczone za pomocą aplikacji Teams, aneks do umowy wysyłany mailem z podpisem elektronicznym czy wreszcie świadectwo pracy z takowym podpisem nie należą już do rzadkości. By uniknąć błędów i prawidłowo stosować nowe technologie przygotowaliśmy razem z naszym partnerem, firmą https://obserwatorium.biz/ dwudniowe szkolenie online obejmujące swoim zakresem kwestie związane z elektronizacją dokumentacji pracowniczej oraz ze stosowaniem podpisów elektronicznych.
Kiedy?
17-18 listopada 2022 r., godziny: 10:00 – 15:00
Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online
Program
DZIEŃ 1
Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną
- Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
- Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
- Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
- Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
- W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
- Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
- Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?
Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji
- Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
- Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
- Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
- Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
- Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
- Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?
E-akta osobowe
- Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
- Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
- Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
- Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
- Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?
Elektroniczna dokumentacja czasu pracy
- Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
- Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
- Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
- Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
- Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
- Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
- Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
- Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
- W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?
Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację
- Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
- Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
- Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
- Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
- Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
- Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
- Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
- Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?
Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej
- Co to jest system teleinformatyczny?
- Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
- Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
- Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
- Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
- W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
- Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?
Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi
- Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
- Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
- Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
- W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
- Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
- W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
- Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?
Metadane i zasady ich wykorzystania
- Co to są metadane i do czego służą?
- Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
- Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
- Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
- Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
- Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
- Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
DZIEŃ 2
Wprowadzenie do podpisów i pieczęci elektronicznych
- Rozporządzenie eIDAS
- Definicja usług zaufania
- Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna
- Identyfikacja elektroniczna
Kwalifikowany podpis i pieczęć elektroniczna
- Prawne uznanie kwalifikowanych podpisów
- Zastosowanie kwalifikowanych podpisów
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
- Rozpoznawanie kwalifikowanego podpisu i kwalifikowanej pieczęci
Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w praktyce
- Przegląd rozwiązań do składania podpisu elektronicznego
- Weryfikowanie podpisów
- Zabezpieczenie wartości dowodowej podpisów
Praktyczne aspekty rozwiązania do przenoszenia dokumentacji pracowniczej
- Skanowanie i cyfryzacja
- Walidowanie i drukowanie
Inne podpisy elektroniczne
- Stosowanie formy dokumentowej i zwykłych podpisów elektronicznych
- Stosowanie podpisów osobistego i zaufanego w dokumentach kadrowych
WYKŁADOWCY:
Anna Jankowska – New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.
Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.
Michał Tabor – Uczestnik procesów legislacyjnych eIDAS, doradca w procesie wdrażania ustawy o usługach zaufania. Ekspert Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji w zakresie Podpisów elektronicznych, Ekspert Związku Banków Polskich w zakresie uwierzytelniania i podpisów elektronicznych, Rzeczoznawca Polskiego Towarzystwa Informatycznego w zakresie podpisów elektronicznych. W 2016-2017 roku ekspert opracowujący Krajowy Schemat Identyfikacji elektronicznej. Ekspert i członek komitetu normalizacyjnego ETSI – definiującego normy dla podpisu elektronicznego. Edytor norm ETSI w zakresie pieczęci elektronicznych i kwalifikowanych certyfikatów w bankowości. Ekspert ENISA w zakresie zdalnego potwierdzania tożsamości.
Autor wielu artykułów z zakresu podpisów elektronicznych, identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Doradca Poczty Polskiej, UKE i Ministra ds. informatyzacji w zakresie wdrażania usług zaufania doręczeń elektronicznych. Doświadczony wykładowca w zakresie usług zaufania i identyfikacji elektronicznej. Posiadacz certyfikatu CISSP.
UWAGA! Jest możliwość zapisania się tylko na jeden, wybrany dzień szkolenia.
850 PLN netto (1045,50 PLN brutto) za udział w dwudniowym szkoleniu dla 1 osoby
450 PLN netto (553,50 PLN brutto) za udział w szkoleniu jednodniowym dla 1 osoby