Zapraszamy na najnowsze szkolenie poświęcone prowadzeniu dokumentacji pracowniczej po zmianach w przepisach prawa pracy. Podczas wykładu omówione zostaną między innymi sytuacje, w których pracownik może posiadać dwa komplety dokumentacji pracowniczej oraz jakie są nowe wytyczne dotyczące okresu przechowywania tych dokumentów. Uczestnicy pochylą się także nad problematyką aktualizacji danych w dokumentacji pracowniczej, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS). Omówione zostanie również, które dokumenty powinny być usuwane i jak dokonywać aktualizacji, na przykładzie kwestionariuszy osobowych. Poruszone zostaną również kwestie dokumentów dotyczących kar porządkowych, ewidencji czasu pracy, pracy weekendowej i krwiodawstwa. Ostatnim, choć równie ważnym elementem szkolenia będzie problematyka dokumentów, które nie powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej, ale w odrębnych zbiorach, w oparciu o stanowiska MRPiPS, ZUS i UODO.

Bądź na bieżąco z najnowszymi przepisami prawa pracy. Zapraszamy na szkolenie “Poprawne prowadzenie dokumentacji pracowniczej po nowelizacji prawa pracy” prowadzone przez ekspertkę, Monikę Frączek.

Kiedy?
25 marca 2024 r., godziny: 10:00 – 15:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

Jakie są zasady podziału dokumentacji pracowniczej na zbiory i podzbiory dokumentów?

• W jakich przypadkach pracownik ma lub będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej?
• Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy?
• Jak aktualizować dane w dokumentacji pracowniczej? (stanowisko MRPiPS), Jakie dokumenty powinny być usuwane? Jak się aktualizuje dane np. w kwestionariuszach osobowych?

Jakie dokumenty należy obecnie gromadzić się w części A akt osobowych?

• Czy dopuszczalne jest przechowywanie CV kandydata do pracy w części A akt osobowych?
• Czy można kopiować świadectwa pracy od poprzednich pracodawców oraz dyplomy ukończenia szkoły? (stanowisko MRPiPS),
• Czy można kopiować dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych? (stanowisko MRPiPS oraz UODO),
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać umowę przedwstępną, list intencyjny, list motywacyjny? (stanowisko MRPiPS),
• Na jakich zasadach umieszcza się w części A akt osobowych dokumenty dotyczące badań wstępnych?
• Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy trzeba przechowywać jako oryginały czy kopie? (stanowisko MRPiPS),
• Czy w części A akt osobowych trzeba będzie przechowywać potwierdzenie zapoznania się z procedurą zgłoszeń dla sygnalistów?

Jakie dokumenty gromadzi się obecnie w części B akt osobowych? – omówienie wybranych dokumentów:

• Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych po zmianie przepisów?
• Jakie dokumenty zbiera się w aktach osobowych w związku z pracą zdalną?
• Jak poprawnie gromadzić dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy?
• Które dokumenty wymagają sporządzenia dodatkowego dokumentu przez pracodawcę, np. odpowiedzi na wniosek? (zestawienie)
• W jakich przypadkach i na jakich zasadach pobiera się od pracowników potwierdzenie otrzymania wymaganych informacji? (informacji o warunkach zatrudnienia, o monitoringu, o kontroli obecności alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu),
• Jakie dokumenty dotyczące urlopu rodzicielskiego należy umieszczać w części B akt osobowych, a jakie w dokumentacji zasiłkowej?
• Jakie uprawnienia wymagają dodatkowego oświadczenia do akt osobowych?
• Jakie dokumenty gromadzi się w związku z niekontynuowaniem zatrudnienia po zakończeniu terminowej umowy o pracę?
• Czy dokumenty zawierające dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe można trzymać w części B akt osobowych? (stanowisko MRPiPS),
• Jakie oświadczenie trzeba pobrać na formularzu od osoby zawiadamianej o wypadku? (stanowisko MRPiPS),
• Czy w części B akt osobowych można przechowywać dokumenty związane ze służbą wojskową? Jakiego dokumentu wojskowego nie można kopiować do akt? (stanowisko UODO i MON)
• Czy do części B akt osobowych można kopiować legitymację weterana? (stanowisko UODO),
• Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej? (stanowisko UODO),
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające prowadzenie gospodarstwa rolnego? (stanowisko MRPiPS),
• Gdzie jest miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z egzekucją z wynagrodzenia (potraceniami komorniczymi i dobrowolnymi potrąceniami z pensji)? (stanowisko MRPiPS),

Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych? w szczególności:

• Czy były pracownik musi zwrócić świadectwo pracy, jeżeli wystąpił z wnioskiem o sprostowanie świadectwa? (stanowisko MRPiPS),
• Jak ma postąpić pracodawca z poprzednim egzemplarzem świadectwa pracy jeżeli wyda nowe świadectwo w wyniku sprostowania? (stanowisko resortu pracy),
• Czy do każdego świadectwa pracy musi być tworzona informacja o warunkach zatrudnienia?
• Jakie są zasady kopiowania świadectwa pracy? Ile dokumentów powinno być utworzone?

Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?

• Kiedy dokumenty w części D akt osobowych muszą być układane w podczęści? (stanowisko PIP),
• Na jakich zasadach usuwa się dokumenty z części D akt osobowych? (stanowisko resortu pracy),

Kiedy trzeba założyć część E akt osobowych i jak długo przechowywać zgromadzone w niej dokumenty?

Jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy? (stanowiska MRPiPS oraz UODO):

• Kiedy w tym zbiorze są przechowywane np. wnioski o ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy, pracę weekendową?
• Czy można gromadzić dokumenty potwierdzające np. prawo do urlopu okolicznościowego albo oddania krwi?
• Jakie zgody przechowuje się w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy?

Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów? (wykaz najważniejszych zbiorów dokumentów niewchodzących w skład dokumentacji pracowniczej wraz z sugerowanym okresem ich przechowywania – stanowiska MRPiPS, ZUS, UODO), w szczególności:

• Gdzie powinna być przechowywana dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej?
• Gdzie i na jakich zasadach powinny być przechowywane zwolnienia lekarskie?
• Gdzie powinny być przechowywane dokumenty dotyczące PPK oraz ZFŚS?

WYKŁADOWCZYNI:

Monika Frączek – prawniczka, specjalistka prawa pracy, przepracowała ponad 16 lat jako główna specjalistka w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, w tym w Wydziale Legislacji i była uczestnikiem prac legislacyjnych (z udziałem partnerów społecznych i w parlamencie). Jest absolwentką Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich prowadzonych przez Instytut Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego oraz Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych tego Uniwersytetu. Obecnie współpracuje z kancelariami prawniczymi i firmami szkoleniowymi. Od początku kariery zawodowej specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Jest autorką i współautorką książek, autorką artykułów i poradników z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających (m.in. „Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach”, „Czas pracy od A do Z”, „Rozwiązywanie umów o pracę od A do Z”, „Urlopy pracownicze od A do Z” ).

Od wielu lat prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy, w szczególności z zakresu dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem zasad przetwarzania danych osobowych kandydatów i pracowników, zakresu czasu pracy, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uprawnień rodzicielskich oraz innych aktualnych zagadnień.

Cena:
480,00 zł  netto  (590,40 zł z VAT) za uczestnictwo 1 osoby

Uwadze polecamy również szkolenie Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Stosowanie podpisów elektronicznych w praktyce funkcjonowania działu HR. Serdecznie zapraszamy.