RODO w kadrach i płacach w praktyce

Kolejne nowelizacje prawa pracy nie pozostają bez wpływu na problematykę ochrony danych osobowych, a w 2023 r. odbyło się kilka ważnych zmian, w przypadku których trzeba połączyć regulacje z Kodeksu pracy i RODO. Pojawiają się bowiem w praktyce pytania o okres przechowywania danych z kontroli trzeźwości i zasady usuwania danych z alkomatów, zasady ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej oraz pytania o to, czy można żądać udokumentowania przyczyn korzystania z nowych zwolnień od pracy z tytułu siły wyższej czy urlopu opiekuńczego? Czy przechowywać kopie zaświadczeń o stanie zdrowia dziecka z ustawy „Za życiem”? Na te i wiele innych pytań odpowiedzi padną w trakcie szkolenia.

Szkolenie oparte będzie na analizie dotychczasowych wypowiedzi UODO i resortu pracy oraz cyfryzacji, które uchronią działy HR przed popełnianiem błędów narażających organizację na kary związane z naruszeniami RODO.

Kiedy?
16 kwietnia 2024 r., godziny: 9:00 – 14:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

RODO – zasady ogólne a prawo pracy

• Jakie są zależności pomiędzy RODO a przepisami Kodeksu pracy?
• Gdzie należy przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Czy należy prowadzić rejestr upoważnień do przetwarzania danych?
• Czy w dziale kadr i płac muszą być inne upoważnienia do przetwarzania danych niż nadane ogółowi pracowników?
• Jakie upoważnienie do przetwarzania danych powinni mieć rekruterzy oraz kadra zarządzająca?
• Z jakimi ryzykami w korporacjach wiąże się posiadanie przełożonego poza granicami RP?
• Czy można używać imiennych maili byłych pracowników?

RODO a rekrutacja

• Kiedy w rekrutacji potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych?
• Czy można żądać więcej niż jednej danej kontaktowej w kwestionariuszu dla kandydata?
• Czy mail prywatny podany jako dana kontaktowa może być wykorzystywany w zatrudnieniu?
• Jak długo i gdzie należy przechowywać CV?
• Czy w umowie o pracę na okres próbny może być podany adres zamieszkania pracownika?
• Jakie dane osobowe z procesu rekrutacji należy udostępnić osobie występującej z wnioskiem o kopie jej danych osobowych?

Dokumentacja pracownicza a RODO

• W jaki sposób usuwać ksero dowodów osobistych z akt osobowych?
• Jak aktualizować w aktach dane pracownika, np. nazwisko, adres zamieszkania?
• Czy można kreślić na kwestionariuszach osobowych?
• Czy można w aktach mieć ksero książeczki wojskowej, gdy do stażu pracy zalicza się służbę wojskową?
• Jakie dodatkowe dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracowników – cudzoziemców?
• Na jakie adresy można wysyłać pracownikom PIT-y, czy świadectwa pracy?

Zmiany w prawie pracy w 2023 r. a RODO

• Jak długo powinny być przechowywane wyniki kontroli trzeźwości?
• Czy osoby dokonujące kontroli trzeźwości powinny mieć odrębne upoważnienia z RODO?
• Jakie obowiązki należy spełnić, aby zewnętrzne agencje ochrony mogły kontrolować trzeźwość pracowników?
• Czy można kontrolować pracowników tymczasowych i czy wymaga to zawarcia stosownych umów z agencjami pracy tymczasowej?
• Jakie dokumenty należy przygotować aby kontrolować osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych i B2B?
• Czy można żądać udokumentowania okoliczności uzasadniających zwolnienie z tytułu siły wyższej lub urlop opiekuńczy?
• Czy można żądać orzeczeń o niepełnosprawności członków rodziny w przypadku złożenia wniosku o pracę zdalną uprzywilejowaną?

RODO a czas pracy i urlopy wypoczynkowe

• Czy rejestrując czas pracy możliwe jest wykorzystywanie danych biometrycznych?
• Czy na listach obecności mogą być wpisywane przyczyny nieobecności?
• Kiedy jako załączniki do wniosków pracowników mogą być dołączone akty stanu cywilnego?
• Czy wolne przechowywać zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa w dokumentacji pracowniczej?

RODO a wynagrodzenia

• Czy komornicy mogą żądać od pracodawców dokumentów potwierdzających zasadność podwyższenia kwot wolnych od potrąceń zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej?
• Czy osoby obsługujące benefity muszą mieć specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Jaka jest podstawa prawna przekazania danych osobowych pracownika instytucji finansowej prowadzącej PPK?
• Czy związek zawodowy może prosić o listę pracowników, z których wynagrodzenia są potrącane składki związkowe?

RODO a BHP

• Czy w skierowaniach na badania wstępne można wpisywać adres zamieszkania?
• Czy na tablicach informacyjnych można wywieszać listy pracowników, którym kończą się badania okresowe?
• Czy może na hali produkcyjnej wisieć lista pracowników ze specjalnymi uprawnieniami, np. na wózek widłowy, energetycznymi itp.?

ZFŚS a RODO

• Jakie dane mogą być przedmiotem oświadczeń składanych w związku z wystąpieniem o świadczenia socjalne?
• Na jakich zasadach przetwarza się dane osobowe członków rodziny pracownika?
• Kiedy można żądać do wglądu PIT-ów małżonka?
• Jakie dodatkowe obowiązki pojawiają się w przypadku prowadzenia wspólnej działalności socjalnej?
• Czy członkowie komisji socjalnej powinni mieć specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Na czym polega coroczny przegląd dokumentacji ZFŚS?
• Jak długo przechowywać dokumenty związane z ZFŚS?

Praca zdalna a RODO

• Jakie elementy powinna zawierać procedura ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej?
• Jakie elementy z obszaru ochrony danych ująć w regulaminach pracy zdalnej?
• Kiedy tworzyć polityki BOYD i czy mogą być one załącznikami do procedur ochrony danych?
• Jakie są nowe zasady kontroli pracowników wykonujących pracę zdalną z punktu widzenia RODO?
• Czy konieczne są szkolenia z RODO w przypadku stosowania pracy zdalnej na dużą skalę?
• O jakich zasadach korzystania ze sprzętu komputerowego należy pamiętać?

Retencja danych, czyli jak długo można przechowywać różne dane w kadrach i płacach?

• Jak długo przechowuje się dokumenty z procesów rekrutacyjnych?
• Jak długo przechowuje się akta osobowe?
• Jak długo przechowuje się dokumentację płacową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację czasu pracy i urlopową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację ubezpieczeniową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację zasiłkową, e-ZLA i dotyczącą PPK?
• Jak długo przechowuje się dokumentację podatkową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację związaną z bhp?
• Jak długo przechowuje się dokumentację umów zleceń?
• Czy anonimizacja danych osobowych w systemie kadrowym jest równoznaczna z ich usunięciem?

WYKŁADOWCA:

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek, a od maja 2016 r. jest wspólnikiem w Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki sp.j. Stały konsultant oprogramowania do zarządzania czasem pracy firmy Intraworq. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania), „Rozliczanie czasu pracy w praktyce” (C.H. BECK 2015), „Zarządzanie czasem pracy dla managerów” (C.H. BECK 2018). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Jest również stałym współpracownikiem Dziennika Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac.

Od 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac.

Cena:

• 480,00 zł  netto  (590,40 zł z VAT) za uczestnictwo 1 osoby