W związku z dużymi problemami uczestników naszej konferencji o czasie pracy dotyczącymi rozwiązania przygotowanego testu z pytaniami miedzy innymi o nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych, zdecydowaliśmy się szerzej omówić zagadnienie rozliczania dodatkowej pracy przypadającej nie w dobach pracowniczych, gdyż okazało się, że to bardzo trudne zadanie także dla ekspertów z obszaru kadrowo-płacowego.
Co to jest przestrzeń międzydobowa i kiedy ona powstaje?
Od 2004 r. w naszych przepisach dotyczących czasu pracy funkcjonuje pojęcie doby pracowniczej, przez którą rozumiemy kolejne 24 godziny, licząc od planowanego w rozkładzie czasu pracy rozpoczęcia pracy. Zatem, gdy pracownik pracuje w sztywnym i stałym rozkładzie czasu pracy, np. 8.00 – 16.00 od poniedziałku do piątku, to doby liczymy w ciągłości od 8.00 do 8.00 w kolejnych dniach i nie ma pomiędzy nimi żadnych przerw. Jednak przy pracy zmianowej lub w systemach równoważnych, w których nie ma sztywnych zmian, a praca jest planowana nierównomiernie sytuacja będzie bardziej skomplikowana.
Rozważmy bowiem taki przypadek:
- Poniedziałek – praca planowana: 6.00 – 14.00,
- Wtorek – praca planowana: 14.00 – 22.00,
- Środa – praca planowana: 22.00 – 6.00,
W takiej sytuacji poniedziałkowa doba pracownicza trwa od 6.00 w poniedziałek do 6.00 we wtorek, doba wtorkowa natomiast dopiero od godziny 14.00 we wtorek do 14.00 w środę, a doba środowa z kolei od godziny 22.00 w środę do 22.00 w czwartek. Zatem pomiędzy dobą poniedziałkową a wtorkową mamy 8 godzin przerwy (6.00 – 14.00 we wtorek) i taką samą przerwę mamy między dobą wtorkową, a środową (14.00 do 22.00 w środę).
Taki harmonogram czasu pracy jest oczywiście prawidłowy i nie wiążą się z nim żadne komplikacje dopóki nie dojdzie do dodatkowej pracy w przestrzeniach czasowych przypadających pomiędzy dobami pracowniczymi, które w praktyce są różnie określane, jako przestrzenie międzydobowe, czy tzw. „czarne dziury” między dobami.
Kiedy mamy do czynienia z takim przypadkami?
Co do zasady będą to zawsze sytuacje, gdy w kolejnym dniu roboczym praca jest planowana pracownikowi później niż w dniu poprzednim, np. poniedziałek 8.00 – 12.00, a wtorek 10.00 – 18.00. Powyższe dotyczy oczywiście także pracy zmianowej i takich jej rozkładów, gdy w kolejnych dniach następuje praca na wyższej zmianie roboczej, co występuje zarówno w podstawowym jak i równoważnym systemie czasu pracy.
Dodatkowo należy pamiętać o sztywnych definicjach niedzieli oraz święta, wynikających z przepisów Kodeksu pracy, które mogą spowodować powstanie tzw. czarnych dziur pomiędzy nimi, a pierwszym dniem roboczym. Przykładowo, gdy czas trwania niedzieli (święta) u pracodawcy nie został zdefiniowany to co do zasady trwa ona od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc pracownicy biurowi pracujący w godzinach 9.00 – 17.00, mają co poniedziałek przestrzeń międzydobową trwającą 3 godziny, przypadającą od 6.00 do 9.00.
Najdłuższe przestrzenie międzydobowe występują w praktyce w rozkładach pracy zmianowej, gdyż mogą wynosić:
- 8 godzin przy przejściu ze zmiany I na II w systemie podstawowym (np. 6.00 – 14.00),
- 12 godzin przy przejściu ze zmiany I na II w systemie równoważnym (np. 6.00 – 18.00),
- 16 godzin przy przejściu ze zmiany I na III w systemie podstawowym (np. 6.00 – 22.00).
Zasadniczo przestrzeń międzydobowa to okres krótszy niż 24 kolejne godziny, gdyż zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego i przyjętą przez PIP praktyką taki okres przypadający po zmianie roboczej pracownika może już być potraktowany jako dzień wolny od pracy.
Jaka jest ogólna zasada rozliczania dodatkowej pracy w tzw. czarnej dziurze?
W 2013 r. MRPiPS rozstrzygnęło, że praca dodatkowa przypadająca w przestrzeniach międzydobowych (czyli nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych) nie może być rozliczona jako nadgodziny dobowe, gdyż nie przypada ona w dobie pracowniczej, a przed dobą lub pomiędzy dobami. W takiej sytuacji dla zatrudnionych na cały etat powstaną nadgodziny średniotygodniowe, gdyż mamy tylko dwie kategorie nadgodzin w Kodeksie pracy i jeśli dodatkowa praca nie stanowi nadgodziny dobowej, to w praktyce przekroczy ona przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy i musi zostać zakwalifikowana jako nadgodzina średniotygodniowa. Działamy tutaj więc trochę na zasadzie wykluczenia, skoro nie mogła to być nadgodzina dobowa, to wliczamy ją do puli średniotygodniowych.
Praktykę taką przyjęła następnie PIP i takie kieruje wystąpienia do pracodawców, którzy jeszcze liczą inaczej nadgodziny, gdyż przyjęte wtedy metody są mniej korzystne dla pracowników, ponieważ należy pamiętać, że nadgodziny średniotygodniowe dają zawsze prawo do dodatku 100% do wynagrodzenia.
Czy praca dłuższa niż 9 godzin w przypadku przestrzeni międzydobowej jest rozliczana tak samo?
Czarna dziura może trwać nawet 16 godzin, gdy pracownik przechodzi z dnia na dzień z pierwszej zmiany na trzecią zmianę, gdyż wtedy doba pierwszej zmiany kończy się np. o 6.00, a doba pracownicza w przypadku 3-ciej zmiany rozpocznie się w tym samym dniu kalendarzowym, ale dopiero od 22.00. Możliwe jest więc, że w przestrzeni międzydobowej dojdzie do pracy dłuższej niż 8 godzin i wtedy pojawia się pytanie, czy tak jak w dobach pracowniczych czy dniach wolnych od pracy pierwsze 8 godzin traktujemy jako nadgodziny średniotygodniowe, a godziny powyżej 8-mej godziny jako nadgodzin dobowe? Czy tutaj obowiązuje zasada pierwszeństwa normy dobowej?
Otóż nie, co potwierdziło MRPiPS w kolejnym stanowisku z 2017 r., wskazując, że norma dobowa – jak sama nazwa wskazuje – dotyczy tylko doby pracowniczej, a przestrzeń międzydobowa to okres krótszy niż 24 godziny i nie może być uznana za dobę pracowniczą. Zatem, gdyby w tym okresie pracownik zatrudniony na cały etat wykonał 9 godzin dodatkowej pracy, to wszystkie je rozliczymy jak nadgodziny średniotygodniowe z dodatkiem 100% wynagrodzenia, a więc 9-ta godzina nie będzie w takim przypadku nadgodziną dobową.
Jak rozliczyć niepełnoetatowca w przypadku pracy w tzw. czarnej dziurze?
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy dodatkowa praca w przestrzeni międzydobowej nie spowoduje co do zasady przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej, a więc nie powstaną ani nadgodziny średniotygodniowe, ani dobowe. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku z 2022 r., przyjmując, że w takiej sytuacji dodatkowa praca powinna zostać rozliczona jako godziny ponadwymiarowe, a więc powinna zostać rozliczona zwykłą stawką wynagrodzenia bez żadnego dodatku.
Możliwe jest oczywiście, że taka praca przekroczy określony w umowie o pracę zawartej z takim pracownikiem tzw. limit godzin ponadwymiarowych, i wtedy w zależności od sposobu jego określenia pracownik otrzyma dodatki w wysokości dodatków za godziny nadliczbowe. Nadal jednak nie będzie to praca nadliczbowa, a jedynie praca wynagradzana dodatkiem o takiej samej wartości finansowej.
Co należy zapamiętać?
Kluczowe do zapamiętania są zatem 3 tezy:
- Praca w przestrzeni międzydobowej w przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat to zawsze nadgodziny średniotygodniowe,
- Praca w przestrzeni międzydobowej dla niepełnoetatowca oznacza rozliczenie godzin ponadwymiarowych i ewentualnie weryfikację umownego ich limitu,
- W przestrzeni międzydobowej nie obowiązuje norma dobowa wynosząca 8 godzin.
