Zbliża się czas wdrożenia pracy zdalnej, gdyż na najbliższym posiedzeniu Sejmu 30 listopada odbędzie się czytanie projektu nowelizacji Kodeksu pracy, która wprowadza pracę zdalną w miejsce dotychczasowej telepracy. Wdrożenie pracy zdalnej nie będzie łatwe, gdyż trzeba będzie przygotować ok. 10 dokumentów, aby przeprowadzić ten proces. Na szczęście ustawodawca wydłużył vacatio legis z 14 dni do 2 miesięcy, a więc mamy czas do marca na opracowanie dokumentów.
Czy praca zdalna będzie miała swój odrębny regulamin?
Tak, w świetle projektowanych przepisów zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać opisane w odrębnym dokumencie, którego nazwa zależy od tego, czy w firmie działają związki zawodowe. W firmach uzwiązkowionych będzie to porozumienie zawarte ze związkami, a w firmach nie posiadających związków będzie to regulamin dotyczący pracy zdalnej, który powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami załogi. W projekcie przewidziano zasady ustalania tych dokumentów, jak i ich minimalną treść.
Czy w aktach osobowych musi znaleźć się potwierdzenie zapoznania z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej?
Przepisy projektu nie przewidują takiego obowiązku, a więc wystarczy wywiesić taki dokument w internecie, rozesłać go mailowo do pracowników lub udostępnić im jego treść w inny sposób przyjęty zwyczajowo u pracodawcy.
Czy trzeba zmieniać regulaminy pracy oraz wynagradzania?
Wdrożenie pracy zdalnej nie wymaga zmian w regulaminie pracy, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawca od razu decyduje się na wprowadzenie monitoringu pracy zdalnej, gdyż w takim przypadku jest to inna forma monitoringu, zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy, i jako taka wymaga ona wdrożenia w regulaminie pracy. W przypadku regulaminu wynagradzania zmiana także nie jest konieczna, gdyż projekt przewiduje, że ekwiwalenty czy ryczałty wypłacane w związku z pracą zdalną mają być określone w porozumieniu/regulaminie dotyczącym pracy zdalnej, który ma całościowo regulować tę problematykę.
Jakie dokumenty kadrowe będą musiały ulec zmianie, aby wdrożyć pracę zdalną?
Wdrożenie pracy zdalnej dla aktualnych pracowników wymaga ponadto dokonania zmian w treści umów o pracę, w których trzeba rozstrzygnąć, czy będzie stosowana praca zdalna całkowita czy częściowa, oraz uzgodnić miejsce jej wykonywania. W stosunku do aktualnych pracowników należało będzie zatem zawrzeć aneksy do umów o pracę, które na szczęście nie wymagają formy pisemnej.
Ponadto należy w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej przekazać pracownikom informację uzupełniającą do informacji o warunkach zatrudnienia, w której zostaną zawarte dwa nowe postanowienia:
- określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
- wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu jej wykonywania.
Jakie dokumenty z zakresu BHP trzeba przygotować?
Wdrożenie pracy zdalnej z punktu widzenia BHP jest dużym wyzwaniem, gdyż należy przygotować od podstaw dwa dokumenty:
- ocenę ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej,
- informację określającą ogólne zasady BHP przy pracy zdalnej.
Z obydwoma dokumentami należy zapoznać pracownika, a ten ponadto musi złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Aby zmniejszyć liczbę dokumentów wszystkie trzy oświadczenia pracownika z zakresu BHP można połączyć w jeden dokument.
Jakie dokumenty z zakresu RODO należy przygotować?
W tym zakresie z projektu wynika, że trzeba opracować jeden dokument – procedurę ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, którą – aby zmniejszyć liczbę nowych dokumentów – można połączyć z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej. Wydaje się, że najbardziej praktycznym rozwiązaniem byłoby zrobienie z takiej procedury załącznika do regulaminu/porozumienia dotyczącego pracy zdalnej.
Ponadto trzeba pamiętać o obowiązkach ogólnych, wynikających z dotychczas obowiązujących przepisów, a więc należy sporządzić ocenę ryzyka do nowego procesu przetwarzania danych osobowych, rozszerzyć rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, uzupełnić klauzule informacyjne dla pracowników lub stworzyć nową klauzulę informacyjną do tego procesu, a w przypadku wdrażania jednocześnie monitoringu pracy zdalnej zapewnić osobom za niego odpowiedzialnym upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych kategorii.
Czy różne oświadczenia pracownika można ze sobą połączyć?
Jak najbardziej można sobie wyobrazić jeden dokument, w treści którego znajdzie się klika oświadczeń o zapoznaniu z:
- regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej,
- procedurą dotyczącą ochrony danych osobowych związaną z pracą zdalną,
- oceną ryzyka zawodowego związaną z wykonywaniem pracy zdalnej,
- informacją o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania pracy zdalnej.
Łukasz Prasołek
