Wobec pojawiających się pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, Urząd Ochrony Danych Osobowych przedstawił zasady, jakie należy wprowadzić w obecnej sytuacji. Przede wszystkim pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrznej polityki oraz innych procedur przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę.
Jednocześnie UODO podkreśla, że praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:
- wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
- ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
- może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.
Z całością zasad można zapoznać się na stronie internetowej UODO pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/138/1513
