Po wejściu w życie od 1 czerwca 2025 roku nowych przepisów o powierzaniu pracy cudzoziemcom pojawiły się informację, że urzędy wymagają dodatkowych dokumentów od pracodawców planujących zatrudnić cudzoziemca, w tym między innymi oświadczenie o niekaralności cudzoziemca, potwierdzające, że cudzoziemiec nie jest karany za określone kategorie przestępstw.
W związku z powyższymi informacjami Urząd Ochrony Danych Osobowych odpowiedział na pytanie, czy pracodawca takie dane dotyczące niekaralności cudzoziemca powinien przekazywać do urzędu, czy może urząd sam powinien znaleźć takie informacje w rejestrach karnych?
Jak wskazał UODO ponieważ w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. z 2025 r., poz. 621) nie ma przepisu, nakładającego na pracodawcę obowiązek przekazania danych dotyczących niekaralności zatrudnionego cudzoziemca, to nie musi on tego robić. Tak więc oświadczenie o niekaralności cudzoziemca nie musi być przez pracodawcę składane. Co więcej obowiązek taki istnieje tylko w odniesieniu do samego pracodawcy, który musi potwierdzić, że sam nie był prawomocnie skazany za przestępstwa wymienione w art. 13 ust. 1 pkt 1 wspomnianej ustawy.
Zgodnie ze stanowiskiem UODO z dnia 29 sierpnia 2025 r.:
„(…) W obecnym stanie prawnym to pracodawca (podmiot powierzający pracę) składa oświadczenie o własnej niekaralności, a nie cudzoziemiec. Zgodnie z ww. ustawą to organ prowadzący postępowanie w sprawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pozyskuje z Krajowego Rejestru Karnego informacje o karalności cudzoziemca za określone przestępstwa (przeciwko wiarygodności dokumentów). Cudzoziemiec nie ma ustawowego obowiązku dołączenia zaświadczenia o niekaralności przy składaniu wniosku o: oświadczenie o powierzeniu pracy, ani zezwolenie na pracę.”
Tak więc to urząd powinien uzyskać we własnym zakresie stosowną informację z wymiaru sprawiedliwości, zwłaszcza z Krajowego Rejestru Karnego.
