Na co wpływa okres rozliczeniowy?
W przeciwieństwie do doby i tygodnia, które mają legalne definicje w Kodeksie pracy nie znajdziemy w przepisach wyjaśnienia, jak rozumieć pojęcie „okres rozliczeniowy”. Jest to jednak okres czasu mierzony w tygodniach lub częściej w miesiącach, w ramach którego pracodawca zarządza czasem pracy pracownika.
Jakie mogą być długości okresów rozliczeniowych?
Długości okresów rozliczeniowych wahają się w Kodeksie pracy od 4 tygodni do maksymalnie 12 miesięcy, z tym że bez specjalnego trybu wydłużania okresu rozliczeniowego związanego z poinformowaniem o tym fakcie PIP pracodawcy mogą wprowadzić maksymalnie okres rozliczeniowy nie przekraczający 4 miesięcy.
UWAGA! Wszystkie przepisy Kodeksu pracy określają maksymalne długości okresów rozliczeniowych, gdyż zawierają zwrot „nieprzekraczającym …. miesięcy”, a więc konkretna długość okresu musi wynikać z decyzji pracodawcy. Dodatkowo nie wystarczy wpisać w przepisach wewnątrzzakładowych, że okres wynosi 3 miesiące, tylko trzeba jeszcze określić precyzyjnie, jak są liczone okresy rozliczeniowe, gdyż 3 miesiące wcale nie muszą oznaczać kwartału w roku kalendarzowym.
Najkrótszy okres rozliczeniowy dotyczy systemu pracy w ruchu ciągłym i wynosi do 4 tygodni, w przypadku systemów weekendowego i skróconego tygodnia pracy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 1 miesiąca, a w systemie podstawowym 4 miesięcy. Bardziej skomplikowane są reguły dotyczące długości okresu rozliczeniowego w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, gdyż punktem wyjścia jest okres rozliczeniowy nie przekraczający 1 miesiąca, ale w szczególnie uzasadnionych przypadkach można go przedłużyć do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. W przypadku niektórych systemów nie ma wprost w przepisach regulacji dotyczącej okresu rozliczeniowego, a dotyczy to przede wszystkim zadaniowego czasu pracy, i wtedy przyjmuje się długość okresu rozliczeniowego dla podstawowego systemu czasu pracy.
Od 2013 r. wprowadzono do Kodeksu pracy możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy do 12 miesięcy, co wymaga zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi oraz przesłania jego kopii do PIP. Zagadnieniu 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych zostanie poświęcony jednak odrębny wpis na blogu.
Skąd wynika długość okresu rozliczeniowego?
Długość okresu rozliczeniowego wynika z jednego z 3 dokumentów obowiązujących u pracodawcy: układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, które dotyczy najmniejszych podmiotów zatrudniających do 49 pracowników.
W praktyce jest to decyzja pracodawcy, podyktowana jednak częściowo wybranym systemem czasu pracy, który przewiduje maksymalną długość, jaka może być zastosowana.
W praktyce nie ma żadnych przeciwwskazań, aby u jednego pracodawcy stosowanych było kilka długości okresu rozliczeniowego dla różnych grup pracowników. Powyższe wymaga tylko precyzyjnego podziału pracowników na grupy, aby w razie kontroli PIP nie budziło wątpliwości, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje kontrolowanego pracownika.
Czy okresy rozliczeniowe mogą przypadać na przełomie roku kalendarzowego?
Przepisy prawa pracy poza długością okresu rozliczeniowego nie regulują nic więcej, a więc nie ma formalnych przeciwwskazań, aby okresy rozliczeniowe przypadały na przełomie roku kalendarzowego. Można powiązać długości okresów rozliczeniowych z rokiem finansowym stosowanym w spółce lub z innymi czynnikami wpływającymi na zapotrzebowanie na pracę, np. sezonowością, czy cyklem produkcyjnym, porami roku itp. Przykładem branży, w której są stosowane 3-miesięczne okresy rozliczeniowe na przełomie roku (listopad – styczeń lub grudzień – luty) jest branża retail, w której grudzień jest okresem najbardziej nasilonej pracy, wymagającym dużej liczby nadgodzin, a więc trudnym operacyjnie rozwiązaniem byłoby kończenie okresu rozliczeniowego właśnie z dniem 31 grudnia. Dzięki okresowi rozliczeniowemu przypadającemu na przełomie roku możliwe jest natomiast rekompensowanie w naturze nadwyżek przepracowanych godzin na początku kolejnego roku kalendarzowego, co wiąże się z mniejszymi kosztami poniesionymi przez pracodawcę z tytułu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
Okres rozliczeniowy przypadający na przełomie dwóch lat kalendarzowych nie ma wpływu na zasady organizacji oraz planowanie czasu pracy pracowników, ale w zakresie nadgodzin komplikuje sposób wliczania godzin nadliczbowych do ich rocznego limitu. Limit ten dotyczy bowiem roku kalendarzowego, a więc nadgodziny z okresu przypadającego na przełomie 2 lat trzeba wliczyć częściowo do jednego rocznego limitu i częściowo do drugiego.
Jakie funkcje pełni okres rozliczeniowy?
Okres rozliczeniowy pełni w praktyce 3 funkcje:
- jest okresem, na który ustalamy wymiar czasu pracy do przepracowania dla pracowników, zgodnie z algorytmem przyjętym w Kodeksie pracy,
- jest okresem, na który układamy harmonogramy czasu pracy dla załogi,
- jest okresem w skali którego rozliczamy nadgodziny, w szczególności ustalamy, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
Długość okresu rozliczeniowego wpływa na możliwość elastycznego zarządzania czasem pracy, gdyż w przypadku 2-4 miesięcznych okresów rozliczeniowych nie są dla pracodawcy wiążące wymiary czasu pracy z poszczególnych okresów miesięcznych wchodzących w jego skład, a znaczenie ma jedynie globalny wymiar dla całego okresu. Pozwala to z kolei na nierównomierne planowanie czasu pracy w skali okresu i dostosowanie liczby planowanych godzin pracy do potrzeb biznesowych.
Na czym polega nierównomierny rozkład czasu pracy?
Nierównomierny rozkład jest możliwy, gdy pracodawca stosuje minimum 2 miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, ale jest on bardziej efektywny przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Polega on na tym, że planując czas pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym dzielimy globalny wymiar czasu pracy w takim okresie na części w oparciu o potrzeby pracodawcy, pilnując jedynie aby suma zaplanowanego czasu pracy zgadzała się z wymiarem w całym okresie rozliczeniowym.
Zatem, jeśli wymiar dla 3-miesięcznego okresu, czyli 4 kwartału w 2024 r. wynosi 496 godzin to możliwe są następujące sposoby zaplanowania czasu pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego:
- 200 godzin w październiku, 96 godzin w listopadzie, 200 godzin w grudniu,
- 166 godzin w października, 166 godzin w listopadzie, 166 godzin w grudniu,
- 248 godzin w październiku, 0 godzin w listopadzie, 248 godzin w grudniu.
Planując nierównomiernie czas pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym pracodawca nie jest bowiem związany faktem, że wymiary liczone odrębnie dla poszczególnych miesięcy wchodzących w skład okresu rozliczeniowego wynoszą 184 godziny w październiku, 152 godziny w listopadzie oraz 160 godzin w grudniu. Możliwe jest także planowanie zgodne z wyżej podanymi wymiarami miesięcznymi.
Nierównomierny rozkład czasu pracy nie oznacza przy tym, że w miesiącach, gdy planowany czas pracy jest wyższy od wymiaru danego miesiąca liczonego odrębnie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to jedynie „pożyczka” godzin z innego miesiąca tego samego okresu rozliczeniowego, co oznacza, że w praktyce nie ma wahań wynagrodzeń pomiędzy poszczególnymi miesiącami takiego okresu, jeśli pracownik zarabia pensję miesięczną. W takim przypadku pracownik w każdym z 3 miesięcy otrzyma swoje wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę. Inaczej sytuacja wyglądałaby jednak w przypadku stawek godzinowych, gdyż wtedy zgodnie z ogólną zasadą płacową z art. 80 k.p., zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, należałoby przeliczyć wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin. Sytuacje takie mogą oznaczać duże wahania w wynagrodzeniu, a ponadto istnieje ryzyko, że w którymś z miesięcy pracownik nie wypracuje minimalnego wynagrodzenia za pracę, co spowoduje konieczność dokonania wyrównania wynagrodzenia do kwoty minimalnej pensji. Dlatego stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy jest bardziej uzasadnione, gdy pracownicy otrzymują stałe pensje.
