Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z koniecznością uczestniczenia w telekonferencjach i spotkaniach online w ramach spotkań działów, szkoleń, konferencji czy negocjacji z klientami. Bardzo często spotkania takie są nagrywane, a następnie udostępniane do użytku wewnętrznego, co rodzi pytania odnośnie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, w tym wizerunku, imienia i nazwiska, stanowiska służbowego czy nazwy pracodawcy.
Według UODO przetwarzanie danych osobowych, w tym wizerunku, jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy spełniony jest co najmniej jeden z warunków określonych w art. 6 ust. 1 RODO. W niektórych przypadkach możliwe jest zastosowanie przesłanki, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, co dotyczy zwłaszcza osób zatrudnionych na stanowiskach, w które wpisane są takie zadania, jak np. wystąpienia). Można również przyjąć, że przetwarzanie danych pracownika może opierać się na przesłance zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, przy czym trzeba zastrzec, że zgoda nie może być jedynie formalna, a pracownik powinien mieć rzeczywistą możliwość odmowy jej udzielenia.
Ważne dla pracodawcy jest również stworzenie przejrzystych procedur, które będą określały terminy i sposób usuwania informacji zawierających dane osobowe oraz zasady dokonywania przeglądów przetwarzanych danych.
