Pozyskiwanie od pracownika informacji na temat powodów odejścia z pracy – uprawnienia pracodawcy

W niektórych przedsiębiorstwach przełożeni chcieliby mieć możliwość uzyskiwania od pracownika informacji na temat powodów jego odejścia z pracy. Motywacją do pozyskiwania takich informacji jest chęć zidentyfikowania obszarów, które są potencjalnym źródłem niezadowolenia pracowników oraz chęć ich poprawy. Czy pozyskiwanie tego typu informacji i przetwarzanie takich danych można oprzeć na przesłance z art. 6 ust. 1 lit. f RODO?

Zgodnie z art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy pracodawca może żądać podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3 KP, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa. Kodeks pracy dopuszcza również sytuacje, w których zgoda pracownika pozwala na przetwarzanie innych danych niż wymienione w przepisach KP, pod warunkiem, że odpowiada ona  wymaganiom przewidzianym w RODO.

Natomiast w przypadku informacji dotyczących powodów rozwiązania stosunku pracy należy mieć na uwadze, że powody te mogą być bardzo różne, również osobiste dla pracownika (np. stan zdrowa, sytuacja rodzinna), a art. 6 ust. 1 lit. f RODO może być podstawą do przetwarzania tzw. danych osobowych zwykłych. Ponadto administrator przetwarzający dane powinien kierować się zasadą minimalizacji wynikającą z art. 5 ust.1 lit. c RODO.

Aby prawidłowo ocenić, czy przetwarzanie danych jest zgodne z prawem należy zastanowić się, czy w określonej sytuacji występuje prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych realizowany przez administratora danych lub stronę trzecią, oraz czy nie jest spełniona przesłanka w postaci występowania w danym przypadku interesów lub praw i wolności podmiotu danych, które są nadrzędne nad prawnie uzasadnionymi interesami administratora lub strony trzeciej. Jeżeli taka przesłanka występuje to nie można powołać się na art. 6 ust. 1 lit. f jako uzasadnienie przetwarzania danych osobowych. Jest to tzw. test równowagi, który polega na wyważeniu prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej oraz wolności podmiotu danych z drugiej.

Więcej na ten temat można przeczytać na stronie: https://uodo.gov.pl/pl/225/2227