Przepisach ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych jak również przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji pracowniczej, nie precyzują okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji związanej z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).
Przepisy ustawy wskazują dwie daty, które należy brać pod uwagę podczas określania okresu przechowywania powyższej dokumentacji:
- pięć lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK (art. 29 ust. 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, Dz.U. poz. 2215)
- cztery lata w zakresie deklaracji o rezygnacji, gdyż co cztery lata od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK, chyba że uczestnik znowu zrezygnuje (art. 23 ust. 2, 5 i 6 ustawy o PPK).
Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 6 maja 2019 r. wskazuje na możliwość przechowywania dokumentacji związanej z odprowadzeniem wpłat na PPK przez okres zatrudnienia oraz 10 lub 50 lat po jego ustaniu. UODO wskazał, iż dokumentacja taka stanowi część dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 lub 4a ustawy z 17 grudnia 1999 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).
Wydaj się jednak, że w przypadku deklaracji o rezygnacji pracownika z uczestnictwa w PPK, okres przechowywania nie powinien być dłuższy niż do czasu złożenia przez niego kolejnej rezygnacji. W związku z tym, iż deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w PPK nie stanowią dokumentacji płacowej, okres ich przechowywania będzie wynosił zatem cztery, a nie 50 lub 10 lat.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z przechowywaniem dokumentacji PPK zostało opublikowane w wydaniu Dziennik Gazeta Prawna (Dodatek Kadry i Płace) z dnia 30 maja 2019 r.
