Bardzo często pojawiają się pytania, czy w aktach pracowniczych można przechowywać kserokopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy, uprawnienia na wózek widłowy, spawalnicze czy też, w przypadku prawników, zaświadczenie o wpisie na listę radców prawnych.
Stanowisko UODO z 30 grudnia 2020 r. nie jest w tej sprawie jednoznaczne. Co prawda pracodawca może ubiegać się na podstawie zapisów art. 221 § 1 pkt 5 oraz § 4 Kodeksu pracy o okazanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika dokumentów potwierdzających posiadanie określonych uprawnień, jednak co do ich przechowywania w aktach osobowych urząd odsyła do analizy przepisów o dokumentacji pracowniczej oraz przepisów szczególnych dotyczących danej kwestii.
Przepisy szczególne również nie odpowiadają wyraźnie czy pracodawca może posiadać kopię dokumentu potwierdzającego uprawnienia pracownika; wskazują raczej na sam obowiązek posiadania uprawnienia, więc ostatecznie to do pracodawcy należy rozstrzygnięcie, czy wystarczające będzie okazanie dokumentów do wglądu oraz złożenie przez pracownika do akt oświadczenia o posiadanych kwalifikacjach.
