Zatrudnianie studentów na umowach cywilnoprawnych jest bardzo powszechne z powodu zwolnienia z obowiązku podlegania ubezpieczeniom dla zatrudnionych do ukończenia 26 lat, a także z powodu wprowadzonego od 1 sierpnia 2019 r. zwolnienia z PIT dla zatrudnionych w wieku do 26 roku życia.
By udokumentować i zweryfikować, że dana osoba jest studentem i korzysta ze zwolnienia z obowiązku opłacania składek ZUS, zleceniodawcy niejednokrotnie kserują legitymacje studenckie i ich kopie przechowują w dokumentacji umowy zlecenia.
Zgodnie z wyjaśnieniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 12 stycznia 2021 r. ta praktyka jest nieprawidłowa, gdyż legitymacja oprócz danych w postaci imienia i nazwiska, numeru PESEL czy adresu zawiera również daną osobową w postaci wizerunku osoby. Nie istnieje obecnie przepis prawa, który zezwalałby zleceniodawcy na pozyskanie wizerunku studenta zleceniobiorcy. Status studenta można potwierdzić w sposób niewymagający kopiowania legitymacji, czyli przez złożenie pisemnego oświadczenia przez studenta i okazanie legitymacji studenckiej do wglądu służbom kadrowym pracodawcy, co wynika z zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).
