Wdrożenie pracy zdalnej w swoich organizacjach – wyzwania Pracodawców

W dobie obecnej Pandemii wielu Pracodawców stanęło przed wyzwaniem wdrożenia pracy zdalnej w swoich organizacjach.

Jak więc robić to zgodnie z RODO tak, by jednocześnie ochronić pracowników, ale też nas samych jako pracodawców przed ewentualnym naruszeniem?

W czasie gdy pracownicy będą korzystali z tzw. home office na służbowym komputerze warto zapewnić im przede wszystkim: VPN, aktualny program antywirusowy z firewallem, funkcję backup, zaszyfrowany dysk twardy. Dodatkowo możemy wyposażyć pracownika w nakładki prywatyzujące. Warto uczulić pracowników na to by blokowali komputery przed każdym odejściem od urządzenia by zabezpieczyć dane np. przed innymi domownikami. Możemy również ustawić wygaszacz ekranu, który po dłużej bezczynności zrobi to samoczynnie. Do pracy pracownicy powinni łączyć się wyłącznie przez sieci prywatne i domowe np. poprzez udostępnienie Internetu z telefonu komórkowego lub router domowy. Unikajmy sieci publicznych takich jak np. dworce czy centra handlowe w których transfer danych może zostać przechwycony przez osoby niepowołane.

Nie zapominajmy też o telefonach – pracownicy używają je na co dzień nie tylko w trakcie pracy zdalnej. Smartphone również powinien być zabezpieczony np. poprzez posiadanie hasła do odblokowania. Dodatkowo VPN może być uwierzytelniony jednorazowym hasłem poprzez token lub telefon komórkowy.

Co w przypadku gdy nie jesteśmy w stanie zapewnić pracownikowi służbowego sprzętu?

Pamiętajmy, że RODO nie zabrania używania sprzętu prywatnego do celów służbowych. Jednak również i takie użycie musi być odpowiednio zabezpieczone. Najpopularniejszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie procedury BYOD (Bring Your Own Device). Powinna być ona sformułowana w taki sposób by nie naruszać prywatności pracownika i odbywać się za jego zgodą. Zabezpieczenia jakie możemy wykorzystać to oczywiście te podane powyżej.

Jak więc komunikować się z pracownikiem w czasie pracy zdalnej?

Możemy wykorzystać do tego pocztę elektroniczną, jak i rozmowę telefoniczną. Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić komunikator w firmie, należy to zrobić razem z odpowiednimi zabezpieczeniami.

Dokumenty papierowe – jak je zabezpieczyć?

O ile to możliwe, postarajmy się wyposażyć stanowisko pracy zdanej tak, aby pracownik nie musiał korzystać z form papierowych. Jeśli jednak będzie konieczność pracy na dokumentach w trakcie pracy zdalnej dbajmy o nie w domu tak jak w biurze np.:

  • zabezpieczmy dokumenty przed innymi domownikami,
  • pamiętajmy, o tym żeby dokumenty niszczyć w niszczarce,
  • nigdy nie wyrzucajmy dokumentów do kosza,
  • przeznaczmy wyznaczone miejsce w domu na ich przechowywanie.

Jak się w tym wszystkim odnaleźć?

Warto dbać cały czas o świadomość pracowników. Dobrym rozwiązaniem przy poleceniu pracy zdalnej jest również wskazanie do czego zobowiązują się pracownicy w tym np.: do wykorzystania sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem, przestrzegania przepisów zarówno z RODO jak i prawa pracy mając na względzie bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Przy wprowadzaniu pracy zdalnej warto pamiętać o zabezpieczeniach wyżej powołanych. Powinniśmy również mieć na uwadze, iż wprowadzenie pracy zdalnej wymaga analizy ryzyka chociażby z faktu czy narzędzie wykorzystane nie transferuje danych poza EOG. Nie instalujmy bezmyślnie wszystkich dostępnych darmowych aplikacji, bowiem działanie w pośpiechu, panice i strachu może wywołać poważne skutki dla naszej organizacji.

Pozostałe w sekcji Aktualności

 

Dołącz do subskrybentów

Newsletter

Chcesz otrzymywać od nas newsletter z najnowszymi informacjami?
Obowiązek informacyjny dla formularza kontaktowego
  1. Administrator danych Administrator danych osobowych: Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Spółka jawna Adres: ul. Grzybowska 2/34 00-131 Warszawa
  2. Kontakt z Administratorem W kwestii związanej z ochroną danych osobowych możesz się skontaktować z Administratorem wysyłając wiadomość pod adres email: biuro@praktyczneszkolenia.com
  3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie wysłane poprzez formularz kontaktowy. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie. W przypadku gdy wyrazili Państwo dobrowolną zgodę na przesyłanie drogą elektroniczną informacji handlowych oraz ofert podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Nasze działania opieramy zgodnie z Ustawą z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Możecie Państwo w każdym momencie wycofać zgodę.
  4. Odbiorcy danych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być zewnętrzne podmioty powiązane z Administratorem, w tym w szczególności dostawcy odpowiedzialni za obsługę systemów informatycznych.
  5. Okres przechowywania Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane za pomocą formularza kontaktowego. W przypadku gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda będziemy przetwarzać dane osobowe do momentu jej wycofania.
  6. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – UODO Stawki 2, Warszawa.
  8. Dobrowolność danych Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
  9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

Dziękujemy za zgłoszenie!

Skontaktujemy się z Tobą, aby ustalić szczegóły.