Zgodnie § 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 269) pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Przepis posługuje się dwoma pojęciami lista i karta, wymieniając jedno z nich w nawiasie, co wskazuje na możliwość dokonania wyboru jednego z tych dokumentów przez pracodawcę. Problem polega jednak na tym, że karta wynagrodzeń jest w większości programów kadrowo-płacowych roczna i pojawiło się w związku z tym pytanie praktyczne, czy wystarczające będzie raz w roku wydrukowanie karty i włączenie jej do takiej dokumentacji. W odniesieniu do tego problemu MRPiPS w swoim stanowisku z 12 lipca 2019 r. stwierdziło, że informacja dotycząca wynagrodzenia powinna być nanoszona na kartę bezpośrednio po dokonaniu wypłaty, gdyż zgodnie z art. 85 § 5 k.p. pracownik może żądać udostępnienia mu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zdaniem resortu sporządzanie wyłącznie rocznej karty uniemożliwiłoby realizację tego celu. W związku z powyższym za niewystarczające może zostać uznane wydrukowanie tylko no koniec roku rocznej karty wynagrodzeń, zamiast 12 sporządzonych co miesiąc wydruków częściowo uzupełnionej karty wynagrodzeń lub list płac za poszczególne okresy miesięczne.
Jest zatem kolejny ważny argument przemawiający za elektronicznym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.
