Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 13 grudnia 2023 roku pracownik, uzasadniając złożenie wniosku o skorzystanie ze zwolnienia z powodu siły wyższej nie może jedynie ograniczyć się do powtórzenia treści przepisu „z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem”, lecz powinien odnieść się do konkretnego zdarzenia, z tytułu którego chciałby skorzystać ze zwolnienia od pracy.

Ministerstwo jasno wskazało w swoim stanowisku, że “Przepis art. 148[1] KP nie zawiera wymogu przedstawienia pracodawcy dokumentów potwierdzających okoliczności, które uzasadniają skorzystanie z tego zwolnienia. Należy jednak pamiętać, że obowiązkiem pracownika jest poinformowanie pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wystarczający jest wniosek o zwolnienie z pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, bowiem wniosek ten zawiera informacje uzasadniające korzystanie ze zwolnienia uregulowanego w art. 148[1] KP.“

Ważne jest przy tym by pracodawca miał na uwadze zasadę minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO, a więc pracodawca może przetwarzać tylko informacje zawierające dane niezbędne, adekwatne i zgodne z celem przetwarzania. Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z art. 9 RODO dane o zdrowiu należą do szczególnej kategorii danych osobowych, których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie w wyjątkowych przypadkach. Pracownik może więc uzasadnić ustnie konieczność skorzystania ze zwolnienia (np. można użyć stwierdzeń ogólnych, takich jak “wypadek samochodowy”, “nagła hospitalizacja”), ale pracodawca nie może żądać dokumentów potwierdzających okoliczności które zostały wskazane we wniosku. Jedynym dokumentem, który pracodawca może przechowywać w aktach pracownika jest sam wniosek, jeśli zostanie on złożony elektronicznie lub w postaci papierowej.

O zwolnieniu z tytułu siły wyższej oraz wymiarze zwolnienia z tytułu siły wyższej pisaliśmy na blogu Praktycznych Szkoleń. Zapraszamy do lektury!