Czy pracę zdalną można wdrożyć całkowicie elektronicznie?
Praca zdalna wymaga dokonania uzgodnienia z pracownikiem oraz zapoznania go z wieloma procedurami wewnętrznymi. Na szczęście wszystkie dokumenty mogą mieć postać papierową lub elektroniczną, a więc da się wdrożyć pracę zdalną nie używając ani jednej kartki papieru.
Czy uzgodnienie pracy zdalnej może zostać dokonane w sposób elektroniczny?
Ustawodawca posłużył się w przepisach o pracy zdalnej terminem uzgodnienie, a nie zmiana warunków umowy o pracę, więc na kanwie tego przepisu pojawiły się od razu wątpliwości, czy konieczne jest zawarcie aneksów do umów o pracę z pracownikami. Za takim stanowiskiem przemawia wyłączenie konieczności zastosowania do takiego uzgodnienia art. 29 § 4 Kodeksu pracy, z którego wynika, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Stanowisko takie zajęło także oficjalnie MRiPS. Zatem ostatecznie zawieramy uzgodnienie, będące w praktyce aneksem do umowy o pracę z każdym pracownikiem, który ma pracować zdalnie, ale przy tej czynności nie ma wymogu formy pisemnej. Możliwe jest więc podpisanie takiego dokumentu elektronicznie i nie będzie po stronie pracownika wymagany podpis kwalifikowany, a nawet można dokonać uzgodnień dotyczących pracy zdalnej mailowo. W tym ostatnim przypadku maile musiałyby jednak zostać zapisane w e-teczce lub wydrukowane do tradycyjnych akt osobowych.
Czy zmiana informacji o warunkach zatrudnienia może być przekazana elektronicznie?
Uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy także może mieć postać papierową lub elektroniczną, a więc ten dokument może zostać podpisany w sposób analogiczny jak uzgodnienie wprowadzenia pracy zdalnej.
Jakie dokumenty z zakresu BHP mogą być elektroniczne przy pracy zdalnej?
W przypadku BHP elektronicznie może pracownik potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka przy pracy zdalnej oraz nową informacją BHP dotyczącą pracy zdalnej, a również tylko elektronicznie może złożyć własne oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Ponadto w przypadku nowych pracowników zatrudnianych od początku w reżimie nowej pracy zdalnej szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być także przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wtedy także pracownik może potwierdzić elektronicznie odbycie szkolenia.
Czy także zapoznanie z procedurami ochrony danych osobowych może mieć postać elektroniczną?
Również zapoznanie się przez pracownika z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej może mieć postać elektroniczną lub papierową, a co więcej procedura taka może zostać połączona z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej i wtedy wystarczające będzie zapoznanie pracownika tylko z jednym dokumentem.
Czy są zatem jakieś dokumenty, które będą musiały mieć formę pisemną?
Na szczęście nie ma żadnego wyjątku i we wszystkich sytuacjach jest alternatywna postać elektroniczna dopuszczalna równolegle obok postaci papierowej. W praktyce więc możliwe jest wykorzystanie platformy podpisowej np. Autenti czy DocuSign i wysłanie do podpisu pracownika kompletu dokumentów i oświadczeń, które on podpisze podpisem elektronicznym, ale nie kwalifikowanym i będzie w ten sposób prawidłowo wdrożona praca zdalna.
A czy jeśli firma nie ma e-teczek także może dokonać wdrożenia pracy zdalnej elektronicznie?
Jak najbardziej, z tym że w takim przypadku całość dokumentów podpisanych przez pracownika należało będzie wydrukować i następnie wpiąć do tradycyjnych akt osobowych do części B. W takim przypadku nie ma przepisu w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji, jak pracodawca powinien dokonać takiego procesu, ale z wyjaśnień Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że każdy dokument powinien zawierać adnotację, „potwierdzam za zgodność z dokumentem elektronicznym”.
Łukasz Prasołek
